Suzanne van den Bergh, 8 mei 2019

‘Eerst hadden ProRail en aannemers het over conflicten in data, nu zoeken we echt de samenwerking op’

Taskforce Synchronisatie verbetert bestaande data, zorgt voor directe verwerking van datamutaties én waarborgt nieuwe data-invoer.

Spoorwegbeheerder ProRail streeft ernaar exact te weten welk materiaal waar op het spoor in gebruik is. Zelfs tot op het niveau van bouten en schroeven. Dat maakt het mogelijk om bijvoorbeeld nieuwe projecten eenvoudiger op te starten, onderhoudsbehoeften te voorspellen en reparaties sneller uit te voeren. Om dat te realiseren, moet de data van extreem goede kwaliteit zijn. En dat kan nog beter. Aan Taskforce Synchronisatie en Data, waar Dimensys deel van uitmaakt, de taak om het kwaliteitsniveau van de data omhoog te krikken.

In 2013 oordeelde de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) in een rapport dat ProRail nog te weinig zicht had op de staat van de spoorinfrastructuur. Dat gebrek aan inzicht zorgde volgens de inspectie voor gebrekkig onderhoud en een mogelijk onveilige situatie op het spoor. Het rapport was een belangrijke drijfveer achter een groot aantal verbeterinitiatieven. Zo ook op het gebied van data.

Peter Franken, Manager Configuratiedata bij ProRail Assetmanagement: “Alle infrastructuurdata leggen we vast in SAP. Met 7.000 kilometer spoor, 430.000 documenten, 740.000 objecten - die samen 32 miljoen kenmerken hebben - is dat een flinke uitdaging. Voor goed onderhoud is het belangrijk dat de digitale situatie zo goed mogelijk met de werkelijkheid overeenkomt. We streven naar honderd procent overeenkomst, maar we bleven telkens op een lager niveau steken. Onze datakwaliteit moest beter. Daarom hebben we de Taskforce Synchronisatie opgericht.” De Taskforce bestaat uit diverse experts van ProRail en externe partijen die samen de datakwaliteit naar een hoger niveau brengen.

franken 5_700px

Peter Franken, Manager Configuratiedata bij ProRail Assetmanagement. 

Waarom Dimensys?

Jonge mensen, kritische vragen

“Dimensys speelt al jaren een belangrijke en succesvolle rol in de digitalisering van ProRail”, aldus Franken. “Maar dat was het niet alleen. We hadden heel erg de behoefte aan mensen die op een andere manier naar onze wereld konden kijken, verder dan bestaande situaties en systemen. De mensen bij Dimensys kunnen dat. Er werken jonge mensen die kritische vragen stellen: ‘jullie willen rechts, maar is links niet beter?’ Dat hadden we echt nodig bij dit complexe vraagstuk.”

Aanpak en oplossing

Met een stevige ruggengraat naar betere datakwaliteit

De missie van ProRail was duidelijk: bestaande data verbeteren, datamutaties eenvoudig in de database verwerken en de kwaliteit van nieuwe data waarborgen. 

“Om dat te realiseren, gingen we uit van drie speerpunten in intelligent assetmanagement”, vertelt Leon Le Blanc, Process & IT Consultant bij Dimensys. “Het draait steeds meer om data combineren, delen en samenwerken, én voorspellen en simuleren. Bij ProRail hebben we data uit verschillende domeinen samengebracht. Daarnaast hebben we met project Backbone voor een realtime data-uitwisseling tussen ProRail en onderhoudsaannemers gezorgd. Dat stelt ProRail in staat aan de slag te gaan met voorspellingen en simulaties.”

“De ProRail Unieke Identificatie Code maakt de communicatie
tussen onze medewerkers en externe partijen efficiënter”

Franken gaat dieper in op de aanpak: “We hebben samen met onder andere Dimensys verschillende projecten opgezet om onze missie voor elkaar te krijgen”. Met onder andere project PUIC (ProRail Unieke Identificatie Code) werkt ProRail aan het verbeteren van de bestaande data in relatie tot de infradata en de geografische systemen. “PUIC zorgt ervoor dat ieder onderdeel op het spoor, zoals een wissel, een unieke identificatiecode krijgt” en daarmee in ieder systeem terug te vinden is, zegt Franken. “Op die manier vinden we onderdelen makkelijk in onze databases terug. Daarnaast maakt het de communicatie tussen onze medewerkers en externe partijen efficiënter want zo praten ze over exact dezelfde onderdelen.

Meer weten over hoe Dimensys en ProRail de missie realiseren? Bekijk de video:

 

Link tussen datasystemen van ProRail en aannemers

Dankzij project Backbone is de communicatie met betrekking tot datamutaties niet langer een probleem voor ProRail. Franken: “Verreweg de meeste mutaties in de data zijn het resultaat van projecten van aannemers. In het verleden leverden deze partijen de nieuwe data aan na beëindiging van een project waarna wij de informatie in de systemen verwerkten. Maar dat werkte niet. Aannemers vinden het leuk om te bouwen, maar het zijn geen databoeren. Daarom besloten we onze energie op de voorkant van het proces te richten: we moeten zorgen dat de data tijdens het project al goed in ons systeem terechtkomt.”

Project Backbone linkt de datasystemen van ProRail en de onderhoudsaannemers aan elkaar. “Er is continue synchronisatie, waardoor uitgevoerde onderhouds- en projectwerkzaamheden meteen in ons systeem worden verwerkt”, legt Franken uit. “Ook als onze medewerkers veranderingen doorvoeren, zien de aannemers dat in hun systemen. Zij profiteren er dus ook van! Dat verandert onze werkverhouding compleet. Eerst praatten we steeds over verschillen en conflicten in data, nu zoeken we echt de samenwerking op. Verschillen in de data bespreken we met elkaar en lossen we samen op.”

Er is nu continue synchronisatie tussen ons systeem en de
systemen van aannemers”

Tot slot is er een begin gemaakt met het project Validaties dat ervoor moet zorgen dat nieuwe data op de juiste manier door ProRail-medewerkers of aannemers wordt ingevoerd. Franken: “Er bestaan nu vooraf ingestelde validatieregels waar de nieuwe data aan moet voldoen. Klopt het niet? Dan verschijnt een foutmelding. Zo bewaken we de volledigheid van onze database.”

De oplossingen in het kort
  • Unieke identificatiecodes verbinden de verschillende data systemen;
  • Een koppeling (Backbone) tussen het SAP systeem en de systemen van de aannemers zorgt voor een directe verwerking van datamutaties;
  • Validatieregels bewaken de kwaliteit van nieuwe data-invoer.

Resultaten

Predictive maintenance, soepelere aanbestedingen en kostenbesparing

De Taskforce Synchronisatie is nog volop bezig met de immense klus rondom de datakwaliteit van ProRail. Wanneer de data honderd procent overeenkomt met de werkelijke situatie, verwacht Franken aanzienlijk resultaat. “We voeren nu deels storingsafhankelijk onderhoud uit”, schetst Franken. “Pas als het stuk is, komen we in actie. Maar dat is niet wenselijk, want dan staat het treinverkeer al stil. Met een hoge datakwaliteit wordt predictive maintenance mogelijk, zodat we kunnen voorspellen wanneer er, nog voordat er iets kapot is, onderhoud nodig is. Dat helpt ons het aantal incidenten op het spoor drastisch terug te brengen. We verwachten dit jaar al voor het eerst op basis van data analyse een storing te voorkomen.”

Ook stijgt de efficiëntie in het traject rondom nieuwe projecten en aanbestedingen. “Nu organiseren we bijvoorbeeld nog kijkdagen voor aannemers, aanvullend op de geleverde infra informatie. vertelt Franken. “Dat is duur, want het kost veel tijd. Als de data perfect is, stellen we aannemers in staat om op basis van betrouwbare data een aanbesteding te doen.” Tot slot bespaart een goede datakwaliteit veel geld. “Op dit moment bedragen de faalkosten vele miljoenen euro's per jaar, omdat onze data niet goed genoeg is.”

Het werk van de Taskforce werpt zijn vruchten af. Externe audits laten zien dat de datakwaliteit significant verbeterd is. Franken verwacht op korte termijn in een eerste gebied op een datakwaliteit van 99% te zitten. Franken: “Het is mooi om te zien dat de escalatie in 2013 uiteindelijk tot een flinke verbetering van de datakwaliteit en een goede samenwerking met de aannemers op dit gebied heeft geleid.”

Download content pack (4x): ProRail's spoor naar datagedreven asset management >