Wouter Erlings, 6 februari 2019

Centraal databeheer in de design fase van waarde voor installeurs

De Nederlandse installatiebranche blijft groeien. Dat is enerzijds mooi nieuws, maar het legt tegelijkertijd ook druk op installatiebedrijven om mee te gaan met technologische ontwikkelingen. Uit onderzoek van ABN AMRO blijkt dat de rol van installateurs belangrijker en complexer wordt – zowel bij nieuwbouw- als bij herbestemmings- of verduurzamingsprojecten. Een focus op innovatie is dan ook de sleutel tot succes. Omdat technologische ontwikkelingen zo snel gaan, ligt er voor installateurs een mooie kans om te innoveren en beter samen te werken met andere partijen in de keten. Zoals we in het eerste blog van deze serie schreven, vormen datamanagement en centraal databeheer het fundament voor deze samenwerking. En datamanagement begint al in de ontwerpfase.

 

Reactief calculatieproces

Bij veel projecten werkt het installatiebedrijf in opdracht van het bouwbedrijf. Dit kan problematisch zijn voor de installateur wanneer er wijzigingen op het ontwerp komen. Nog niet zo lang geleden moest men in dit geval helemaal terug naar de tekentafel. Wanneer er bijvoorbeeld een ontwerp voor een kantoorpand met vijf werkkamers en een vergaderkamer lag, als blijkt dat er een zesde werkkamer bij moet komen.

Een kleine aanpassing zoals het toevoegen van een extra kantoorruimte kan tot gevolg hebben dat er extra aansluitingen gerealiseerd moeten worden, verlichting aangesloten moet worden en wellicht een rookmelder geïnstalleerd moet worden. Zonder datamanagement of artikelinformatie in de calculatiefase moet de installateur zijn calculatie opnieuw uitvoeren en hierin de extra arbeids- en materiaalkosten opnemen. Dit is niet alleen een tijdrovend en arbeidsintensief proces, maar geeft ook nauwelijks inzicht in de werkelijke financiële en logistieke impact van deze wijziging.

Database

Gelukkig heeft het merendeel van de installatiebedrijven dit volledige gebrek aan datamanagement achter zich gelaten. Tegenwoordig staan veelvoorkomende artikelnummers in de database van de installateur. De herberekening kan hiermee een stuk sneller worden uitgevoerd. Bovendien is er meer inzicht in de impact van de wijziging, waardoor de kosten beter opgevangen en doorgerekend kunnen worden.

Veel installateurs werken echter nog met een decentrale of lokaal opgeslagen database. Dit betekent dat elke wijziging op artikelen handmatig in de lokale database moet worden aangepast. Dit is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Gebeuren deze aanpassingen niet, dan werkt de calculator met onvolledige of achterhaalde artikeldata. Dit kan gevolgen hebben voor de winstgevendheid van de calculatie.

Wat betekent dit voor het voorbeeld van de extra toegevoegde kantoorruimte? De calculator met een decentrale database selecteert in dit geval de benodigde lampen, aansluiting en rookmelder rechtstreeks uit zijn systeem. Hiermee selecteert hij ook direct een artikelnummer, prijs en standaard levertijd voor het gekozen product. Door de materialen in de calculatie te verrijken met artikeldata krijgt de installateur al in de ontwerpfase inzichten in de toekomstige materiaalbehoefte, technische geschiktheid van het artikel en de marge op het materiaal. De juistheid van deze data is echter niet gegarandeerd: het is maar de vraag of het in lijn is met de meest recente data van de groothandel of leverancier.

De waarde van centraal databeheer

Centraal databeheer kan de uitkomst bieden voor bovengenoemde frustratie. Bij centraal databeheer maakt de installateur gebruik van een databron waarin partijen enkel data onderhouden waar zij verantwoordelijk voor zijn. Hiermee verzekert de installateur zich ervan dat de calculatie altijd de juiste financiële en technische informatie, volgens specifieke industrienormen zoals ETIM of NL/SfB, bevat.

In de praktijk betekent dit dat het effect van een prijswijziging van een fabrikant voor een specifiek artikel direct zichtbaar is in de calculatie. Bij het eventueel uitfaseren van een artikel kan de fabrikant direct het opvolgende artikel in de database vastleggen waardoor de installateur de technische geschiktheid in de calculatie kan toetsen. Er wordt in de hele keten gewerkt met een ‘single source of truth’.

Virtual design

Door de calculatie te koppelen aan een centrale database wordt de basis gelegd voor een database van masterdata die tot in de Maintain-fase van waarde is. Helemaal wanneer de calculatie op basis van digitale modellen is gemaakt. Dit ‘virtual design’ verbindt waardevolle data aan het project en maakt het daarmee in geoptimaliseerde vorm bruikbaar voor een volgend project.

Centraal masterdatamanagement zorgt voor een betere samenwerking tussen de installateur en andere partijen in de keten. De verbindingen tussen de verschillende databases stelt installatiebedrijven in staat calculaties op basis van een ‘single source of truth' te maken. Dankzij deze verbindingen heeft een calculator realtime inzicht in de kosten waarmee  efficiëntere, winstgevende calculaties gemaakt kunnen worden. Wat de effecten zijn van datamanagement wanneer virtual design overgaat in virtual construction, lichten we in de volgende blog toe.

Meer weten?

Download leaflet: Prefab SAP voor Installatiebedrijven