Sandrine Rauwoens, 2 december 2019

Digitalisering Infrabel - vertaalslag van verouderde procedures

Naar de tekst van Gauthier Geldhof uit Total Industrial Maintenance Magazine, editie november 2019.

Infrabel heeft in België een dubbele missie te volbrengen: naast de veilige en stipte uitbating van het spoorwegnet, ook het onderhoud ervan. Gezien veiligheid bij dit onderhoud te allen tijde voorop hoort te staan, bestaat er ook geen twijfel dat procedures (voor aanvragen, uitgiftes en inleveringen van werkvergunningen) minutieus gevolgd horen te worden. Echter, waar die procedures al een halve eeuw op dezelfde manier – papiergedreven – werden ingevuld, werd steeds duidelijker dat digitalisering en de daarbij horende vereenvoudiging niet enkel de veiligheid, maar ook de efficiëntie van het onderhoudsproces ten goede zou komen.

Sandrine_Rauwoens_700px_gr

Sandrine Rauwoens, Dimensys projectmanager bij Infrabel ProDiGIS.

ASSET MANAGEMENT BIJ INFRABEL

'Een asset-intensief bedrijf'

Asset Management bij Infrabel staat voor het onderhoud, de vernieuwing en de uitbreiding van de spoorweginfrastructuur. Daaronder
verstaat men niet enkel het spoor zelf (op vandaag circa 9.000 km!), maar ook de bovenleiding, seininrichtingen, onderstations
(de units die de elektriciteit aanleveren), bruggen, tunnels en gebouwen. “Infrabel kan dus gerust worden beschouwd als een asset-intensief bedrijf”, deelt Dimensys projectmanager bij Infrabel ProDiGIS, Sandrine Rauwoens tijdens de voorbije editie van de Bemas Asset Performance Awards. “We hebben hiervoor heel wat mensen (ca. 5.000) beschikbaar die dag in, dag uit op het terrein in de weer zijn om de spoorweginfrastructuur in goede staat te houden.”

Veiligheid prioritair

Wie onderhoud moet verrichten, kan niet om veiligheidsprocedures heen, en dat is bij Infrabel niet anders. Misschien zelfs nog
nadrukkelijker dan bij andere bedrijven. “Immers, willen we onze onderhoudsmensen in het spoor sturen om onderhoud te
verrichten, moeten zij zich verzekerd zien dat er gedurende de werkzaamheden op dat bepaald stuk spoor geen treinen meer kunnen
rijden. Met andere woorden: de spoorweginfrastructuur moet veiliggesteld zijn.”

NADELEN INHERENT AAN PROCEDURES

Complex

De verantwoordelijkheid om de veiligheid bij onderhoudswerkzaamheden te garanderen, ligt sinds jaar en dag in handen van de leider
van een onderhoudsploeg. Hij of zij is belast met de taak om ervoor te zorgen dat het spoor buiten dienst wordt gesteld vóór de
aanvang van de werkzaamheden, en opnieuw wordt vrijgegeven wanneer deze beëindigd zijn.

“Afhankelijk van de nodige maatregelen, zijn er heel wat bestaande procedures die de persoon moet doorlopen”, vertelt Sandrine. “Voor elke afzonderlijke maatregel bestaat er een ander geijkt formulier, telkens met een eigen kleur, andere rubrieken en dito reglementeringen. Voor meerdere buitendienststellingen op meerdere sporen, is een veelvoud aan ‘roze formulieren’ vereist.”
“Worden de werkzaamheden door een aannemer uitgevoerd, dan is er een ‘wit formulier’ nodig, waarvan de gegevens nagenoeg
identiek zijn aan deze van het eerdere roze formulier.”

Papier- en telefoongedreven

Wanneer de verantwoordelijke op het terrein alle formulieren correct heeft ingevuld, moet hij of zij er ook op toezien dat ook de Safety
Controller van het betrokken seinhuis op de hoogte is van alle noodzakelijke maatregelen. Hiervoor neemt de ploegleider telefonisch
contact op met de Safety Controller, zodat ook deze persoon op zijn beurt alle gegevens kan neerpennen op een ander formulier.
Om te kunnen verifiëren of alle informatie wel identiek is, moet de Safety Controller vervolgens de neergepende gegevens dicteren aan de leider van de onderhoudsploeg, zodat deze laatste kan bevestigen dat de gegevens van de Safety Controller al dan niet correct zijn. “Alles samen toch wel een hele klus voor slechts één buitendienststelling op één spoor”, klinkt het.

Buiten comfort van een kantooromgeving

Ofschoon de procedures haast altijd worden opgestart in een kantooromgeving, gebeurt de voortzetting ervan veelal op het terrein.
“Dit betekent: geen bureau, geen verlichting en vaak ook slechte weersomstandigheden die het schrijven op nat papier, wanneer het
bijvoorbeeld regent, kunnen bemoeilijken”, vertelt Sandrine.

Tijdrovend

Hoewel deze procedures een noodzaak zijn om de veiligheid van de Infrabel-medewerkers en aannemers op het terrein te garanderen, zijn er ook wel een paar nadelen aan verbonden.
“Het proces is erg tijdrovend. Het is absoluut geen uitzondering dat het hele proces om het spoor te beveiligen twee uur in beslag neemt, nog voor een ploeg in het spoor kan worden gestuurd. Ook de vrijstelling aan het einde van de klus kan opnieuw twee uur in beslag nemen. En dus resten er slechts een schamele vier uren om effectief onderhoud te verrichten.”

 

”Met 9000 km aan sporen, bovenleidingen, seininrichtingen,
onderstations, bruggen, tunnels en gebouwen,
kan Infrabel gerust beschouwd worden als een asset-intensief bedrijf”

Sandrine Rauwoens
Dimensys projectleider bij Infrabel ProDiGIS 

 

Aanzienlijk verbeteringspotentieel

Het was duidelijk dat het proces van aanvragen, uitgiftes en inleveringen van werkvergunningen beter kon. Een belangrijke stap
hiervoor bleek het digitaliseren van de hele procedure, waardoor het hele proces duidelijker, makkelijker en vooral ook sneller zou 
kunnen verlopen, evenwel zonder in te boeten op veiligheid. Een win-win situatie voor iedereen.

ProDiGIS

“Infrabel is een innoverend bedrijf dat al jaren de kaart trekt van digitalisering”, vertelt Sandrine. “Ook voor de vereenvoudiging van
de procedures besloten we in te zetten op de ontwikkeling van een digitale applicatie.” “Het project kreeg de naam ProDiGIS, wat
staat voor ‘Procedures Digitalisering Infrabel Safety’. Het is een strategisch project om de veiligheid op het spoor te garanderen en tegelijk de efficiëntie van het onderhoudsproces op te drijven, wat maakt dat het project ook heel wat steun geniet van het management van Infrabel.”

Niet simpelweg digitaal kopiëren

In heel wat gevallen behelst een digitale transformatie het simpelweg digitaliseren van bestaande procedures.
“Van in het begin waren we er rotsvast van overtuigd dat het gewoon digitaal nabouwen van de papieren formulieren niet de juiste koers zou zijn”, vertelt Sandrine. “En dus besloten we ons in plaats daarvan te focussen op de data, en alles te herdenken. Om een antwoord te kunnen bieden op de vraag waaraan die oplossing zou moeten voldoen, hebben we onze experten – in dit geval de gebruikers (teamleiders, elektromecaniciens, bestuurders en safety controllers) – bijeengeroepen in Design Thinking-workshops. Hier werd de basis gelegd voor het nieuwe proces.”

DOELSTELLINGEN

Eenvoudig

Er waren verschillende eisen waar de oplossing zou moeten aan voldoen. “Zo zou het systeem real-time en online inzicht moeten kunnen verschaffen. Verder moest de oplossing ook intuïtief, attractief en eenvoudig in gebruik zijn. Want we zijn toch allemaal ‘verwende’ gebruikers. Wie een smartphoneapplicatie downloadt, wil niet eerst nog een handleiding moeten napluizen. En die lat naar
gebruiksgemak wilden we net zo hoog leggen voor onze collega’s die er uiteindelijk mee zullen werken.”

Snel

Net zo belangrijk dan eenvoud in gebruik, was het aspect tijdswinst. “We stelden een beperking voorop van de invoer van data,
omdat net hier het meeste tijdswinst te behalen zou zijn. Of beter: een betere invulling van de beschikbare tijd voor het uitvoeren van de kerntaak: het voorzien in onderhoud, in plaats van het doorlopen van procedures.”

Veilig en transparant

Het derde aspect – meteen ook de belangrijkste doelstelling – is veiligheid. “Door deze digitale, innovatieve oplossing kunnen we een
hogere veiligheid garanderen”, zegt Sandrine. “Want mogelijke menselijke fouten bij de invoer van data worden geëlimineerd, terwijl alles ook een pak eenvoudiger is. Bovendien impliceert de digitale aanpak dat de procedures meer transparant en toegankelijk zijn voor iedere partij die daar belang bij heeft. Het valt veel eenvoudiger vast te stellen wat nu de stand van zaken is, en welke gegevens
al dan niet relevant zijn.”

VAN TALLOZE FORMULIEREN TOT 100% PAPERLESS

Integratie met andere asset management-processen

De oplossing zou uiteindelijk tot stand komen met ondersteuning van het softwarepakket SAP. “Momenteel staat ProDiGIS volledig los
van andere systemen binnen Infrabel. Maar door SAP als basis te gebruiken, kunnen we in de toekomst onze nieuwe digitale toepassing wel integreren en koppelen met andere SAP ondersteunde asset management-processen in ons bedrijf. En dat zijn ze zo goed als allemaal.”

Slechts twee schermen

De ontwikkelde applicatie laat de eindgebruikers toe om de berichten over de te volgen procedures eender wanneer te consulteren op hun tablets. “Door de 15 formulieren niét na te bouwen, en in plaats daarvan de oplossing volledig te herdenken, konden we deze applicatie eenvoudig en gebruiksvriendelijk houden met maar twee types schermen.”
Op het eerste scherm valt alle relevante informatie af te lezen: Wat moet er gebeuren? Waar? Wanneer? Op het tweede scherm kan
er gecommuniceerd worden met de partij waarmee men de buitendienststelling van het spoor, de buitenspanningstelling van de
bovenleiding of een andere procedure moet organiseren.

Nog een stap verder

Naast de nieuwe applicatie en de robuuste Panasonic Toughpad-tablets die het onderhoudspersoneel binnen Infrabel ter beschikking
heeft om volledig paperless te kunnen werken, besloot men om nog een stapje verder te gaan. “Om te vermijden dat onze collega’s
iedere keer opnieuw op hun tablet moeten kijken, besloten we hen ook een smartwatch te geven”, vertelt Sandrine. “Hierop krijgen ze
een notificatie wanneer een actie moet worden ondernomen, waardoor ze niet nodeloos hun tablet moeten consulteren en dus de
werken moeten onderbreken om te zien of er iets veranderd is.”

Conclusie

Op moment van schrijven is de applicatie ongeveer 4 maand in gebruik, initieel als pilootproject in Arrondissement 12 (Brussel
Zuid), maar het is de bedoeling om de oplossing vanaf 2020 over het hele Belgische spoorwegnet uit te rollen. De resultaten zijn in
ieder geval indrukwekkend.

“Procedures kunnen voortaan met een simpele druk op de knop worden aangevraagd, waarna de juiste bestemmeling automatisch
een bericht ontvangt. Hierop kan deze persoon onmiddellijk reageren om zo de aangevraagde actie te bevestigen. Dus in plaats van een formulier in te vullen en alle gegevens door te bellen, krijg je nu een eenduidige toepassing met slechts twee schermen. Waar een aanvraag voor slechts één spoor in het verleden al snel een lange tijd in beslag nam, kan dit nu gebeuren op slechts enkele seconden. Een enorme vereenvoudiging dus!”, concludeert de tevreden ProDiGIS-projectmanager.

Meer weten? Ontvang onze blogs: