Jan Wijbren Dijkstra, 9 juli 2015

Hoe leid je gebruikers goed op?

17130

KEY-USERS GEVEN INFORMATIE DOOR AAN GEBRUIKERS

Doordat een key-user bij één van onze klanten door een ongeval langdurig in de ziektewet kwam, nam ik zijn taken over. Als key-user behartig je de belangen van een afdeling en regel je onder andere de werkinstructies. Het is belangrijk, zo heb ik ervaren, om hierbij voldoende tijd te nemen voor gebruikerstrainingen omdat je met een goede basis anderen overtuigt.

In dit artikel beschrijft Jan Wijbren Dijkstra de cruciale rol van een key-user in een project.


VOLLEDIGE INFORMATIE INVOER IS VAN FUNCTIONEEL BELANG

Elk project is één geheel en bevat een begin- en einddatum, waarin verschillende projectlagen zitten. In het softwaresysteem moet de juiste informatie over het project ingevoerd worden, zodat de orders correct verwerkt worden. Natuurlijk wordt een systeem altijd van tevoren getest.

Tijdens deze acceptatie- en integratietests wordt echter vaak niet de wet van de grote getallen getest. Over het algemeen wordt dan een scenario gevolgd die in lijn ligt met de verwachte procesgang en klopt het systeem altijd. De menselijke factor daarentegen valt niet van tevoren in te schatten. Key-users spelen hierbij een cruciale rol. 


EEN VERGISSING IS MENSELIJK

Zodra een nieuwe systeem in gebruik is genomen, moeten de gebruikers vaak opnieuw leren hoe ze het systeem op de juiste manier moeten inzetten en ermee moeten omgaan. Op welke wijze moet de informatie ingevoerd worden? Wat zijn de gevolgen van hun keuzes? Als key-user laat je de gebruikers inzien dat een vergissing menselijk is, maar verkeerde keuzes grote gevolgen kunnen hebben. Ook andere afdelingen, zoals werkvoorbereiding, inkoop, verkoop en productie, moeten immers met deze informatie aan de slag.


 EEN GOEDE VOORBEREIDING IS HET HALVE WERK

Mensen aan een nieuw systeem laten wennen, kost altijd tijd en er worden altijd beginnersfouten gemaakt. Bovendien leidt gewenning aan een ander proces tot inefficiëntie. Iets verkeerd invoeren, kan al snel kapitale fouten tot gevolg hebben. Vooraf de processen goed doorgronden, helpt enorm. Goed doorvragen waarom iets op een bepaalde manier gedaan wordt en waarom.

De key-user kan dit met een goede basis goed aan zijn eigen team leren. Een hoge betrokkenheid en goede overdracht leiden tot succes.