Een kwaliteitsverbetering van de eigen data stelt ProRail in staat jaarlijks 5 miljoen euro te besparen. Een data governance project in samenwerking met Capgemini en Dimensys maakt dit mogelijk. Hiermee zijn inmiddels 200.000 assets volgens een vaste norm geregistreerd. Dit biedt een solide platform om binnen de keten effectief samen te werken.
ProRail is verantwoordelijk voor de vernieuwing, uitbreiding en veiligheid van de 7.000 kilometer spoor die in Nederland ligt. Daar valt ook de bouw en beheer van alle assets die 1,4 miljoen treinritten per dag mogelijk maken onder. Onderhoud aan het spoor, waaronder de circa 7.000 wissels, wordt uitgevoerd door een aantal aannemers in opdracht van ProRail. Alle partijen in deze keten hebben eigen systemen om assets en werkzaamheden te registreren.
Onvoldoende zicht op de eigen assets
Om deze uitgebreide samenwerking soepel te laten verlopen, is kwalitatief hoogwaardige data essentieel. Daar zat een probleem. In 2013 constateerde de Inspectie Leefomgeving & Transport dat ProRail onvoldoende zicht had op de eigen assets. Dit bood aanleiding om een data governance project te starten. In 2014 zijn hiervoor de volgende doelen bepaald:
- De beschikbare data moest naar een kwalitatief hoogwaardiger niveau.
- Er moest een betere interne borging komen van externe bronsystemen.
- Er was een monitoringsysteem nodig om op orde gebrachte masterdata op niveau te houden.
Data naar een hoger niveau tillen
Om te zorgen dat data zowel binnen ProRail als bij de aannemers eenduidig werd, is in overleg een norm opgesteld. De masterdata moet daarbij voor meer dan 99% een match tussen binnen en buiten laten zien. Per object dient 98 procent van de belangrijke kenmerken en 90 procent van de overige kenmerken gevuld en juist zijn.
Data voor eens en voor altijd borgen
Om de data voor eens en voor altijd te borgen, is de Taskforce EAM (Enterprise Asset Management) in het leven geroepen. Deze taskforce heeft samen met adviseurs en externe partners controleprogramma’s ontwikkeld om het data governance proces te ondersteunen. Met nieuwe technieken zoals bijvoorbeeld automatische beeldherkenning is de data snel en betrouwbaar aangevuld.
''Inmiddels voldoen de eerste 200.000 assets uit 14 datasets aan de opgestelde norm. De eerste groep gegevens omvat o.a. spoortakken en wissels. Dit zijn de meest kritische assets als het om veilig over het spoor rijden gaat'', aldus Tim van Sprundel, Consultant bij Dimensys.
Centraal overzicht over alle werkzaamheden
Om de externe systemen van aannemers effectief te synchroniseren met die van ProRail is een aparte communicatie-laag opgezet. De verschillende systemen van aannemers communiceren via de backbone met het SAP EAM-systeem van ProRail. Als een aannemer een wijziging aanbrengt aan het spoor, voert hij de details in het backbonesysteem in. De backbone zorgt dat diezelfde gegevens ook in het SAP EAM systeem van ProRail verschijnen. Het SAP EAM systeem communiceert dit weer naar de aannemers. Zo blijft er centraal overzicht over alle werkzaamheden zonder in te grijpen op de systemen van individuele aannemers.
Constante kwaliteitsbewaking van de data
Deze automatische terugkoppeling vereist een continue kwaliteitsbewaking van de data. Met behulp van Power BI heeft de Taskforce EAM het Integrale Dashboard Datakwaliteit ontwikkeld. Wanneer een aannemer gegevens invoert die van de norm afwijken, wordt dat meteen zichtbaar voor managers in de operatie. Zij kunnen in dat geval direct schakelen en zorgen dat de gegevens goed ingevoerd worden. Om de datakwaliteit van 200.000 assets te kunnen handhaven, is deze continue monitoring vereist.
Voordelen kwalitatief hoogwaardige data
Kwalitatief hoogwaardige data biedt praktische voordelen:
- Onderhoud is veel effectiever te plannen waardoor storingen afnemen en onderhoudsbudgetten binnen de perken blijven.
- Er kan veiliger gewerkt worden omdat de gegevens in het systeem overeenkomen met de buitenwereld.
- De unieke omstandigheden van een asset zijn uit de gegevens te halen.
- Incidenten kunnen sneller en effectiever afgehandeld worden.
Verbeterde registratie en direct financieel voordeel
Voor ProRail levert de verbeterde registratie van assets direct financieel voordeel op. Door gegevens continu te monitoren zijn kleine fouten te verbeteren nog voordat ze groot worden. Dat bespaart uren werk die voorheen nodig waren om de data op orde te brengen. Bij grotere projecten zijn de besparingen navenant.
''Voorheen moesten verschillende partijen twee tot drie dagen fysieke inspecties uitvoeren om alle betrokken assets in kaart te brengen. Nu zijn deze gegevens direct uit één betrouwbaar systeem te halen'', aldus Peter Franken, Manager Configuratiedata bij ProRail.
Peter Franken, Manager Configuratiedata bij ProRail
Jaarlijks 5 miljoen besparen
De eerste 200.000 assets liggen vast volgens de norm. Continue monitoring met het Integrale Dashboard Datakwaliteit garandeert dat de masterdata correct blijft. Dat maakt constante verbeteringen en dure buitenopnames overbodig. Daarmee bespaart ProRail jaarlijks 5 miljoen euro. Reden genoeg om door te pakken. In 2021 zal de Taskforce EAM onder andere een vijftal nieuwe datasets op orde brengen en het monitoringsysteem verder uitbouwen.
Wil je meer weten?
Benieuwd naar de mogelijkheden van data governance voor jouw organisatie? De consultants van Dimensys denken graag met je mee. Neem contact op en wij spreken de mogelijkheden graag met je door.
Wil je eerst meer informatie? Download dan onderstaand informatiepakket waarin wij uitgebreid delen hoe ProRail, met hulp van Dimensys, haar assets datagedreven beheert:
