Weet u exact waar al uw materieel zich bevindt? Wanneer dit retour komt? En of deze informatie volledig en actueel is? Om de doorlooptijd van projecten evenals uw voorraad- en personeelskosten te verlagen, is efficiënt materieelbeheer van cruciaal belang. In deze blog vertel ik wat het gevolg is van een inefficiënt verhuurproces én wat de 4 succesfactoren voor efficiënt materieelverhuur zijn.
Wij zien veel bouw- en installatiebedrijven waar materieel (nog) telefonisch wordt besteld. Of situaties waarbij 's maandagsochtends het materieel voor de aankomende week wordt klaargezet, ook als het maar 1 dag is verhuurd. En hoe vaak denkt u dat retour komend materieel niet volgens het proces is aangemeld? Voordat we kijken naar oplossingen, nemen we u mee in het verhuurproces zoals wij dit regelmatig tegenkomen.
Het klassieke verhuurproces van materieel
Bij veel bouw- en installatiebedrijven die intern materieel verhuren zien wij grote kansen om dit proces te optimaliseren. Denk hierbij aan het automatiseren van bepaalde schakelingen/stappen in het proces en het verminderen van de administratieve rompslomp.
Vaak loopt het proces als volgt. Via de telefoon of per e-mail wordt materieel besteld. De materieelbeheerder neemt deze bestelling aan en verwerkt deze in een picklijst. Een medewerker in het magazijn zet de bestelling van de picklijst klaar en vult handmatig de picklijst in.
Als gevolg van de dagelijkse drukte op de werkvloer besluit de materieelbeheerder 1x per week de administratie bij te werken, ofwel de ingevulde picklijsten in het ERP-systeem te verwerken. Tegelijk verwerkt hij het geretourneerde materieel in het systeem.
Hopelijk is dit materieel netjes aangemeld en niet simpelweg achtergelaten op een onbemande werf. Voor de retourverwerking is het namelijk van belang dat de magazijnmedewerker weet welke bestelling er bij het materieel hoort. Dit proces bevat overbodige werkzaamheden en leidt tot een mismatch tussen fysieke en administratieve voorraden.
Onnodige kosten
Het bovengenoemde verhuurproces verloopt inefficiënt en maakt efficiënt voorraadbeheer, het inplannen van materieel, onmogelijk.
Dit leidt tot:
- Onnodige vertragingen in het bouwproject;
- Onnodige kosten door de externe inhuur van materieel;
- Onnodige manuren door het 'uitzoeken' van niet geregistreerd materieel;
- Onmogelijke correcte verrekening van kosten naar de bijbehorende projecten (waar het materieel is gebruikt).
De 4 succesfactoren
Gelukkig zijn er diverse mogelijkheden om uw verhuurproces van materieel te verbeteren. Een optimaal verhuurproces kenmerkt zich in de basis als volgt:
1. Schakelingen in het verhuurproces terugbrengen door het proces, met name het orderpicken, te digitaliseren;
2. Informatie omtrent materieelverhuur invoeren bij de bron, dus waar het ontstaat en niet achteraf. Zo wordt de datakwaliteit verhoogd (actualiteit & volledigheid);
3. Materieel digitaal bestellen 'op het project' om fouten te voorkomen en te borgen dat kosten op de juiste projecten worden geboekt;
4. Invoer van informatie eenvoudig maken door dit gebruiksvriendelijk aan te bieden, qua vormgeving en verschijningsvorm (bijv. een mobiele app).
Hopelijk heeft deze blog u nieuwe inzichten gegeven voor de optimalisatie van uw materieelverhuurproces. Dit heeft een efficiëntere voorraadbeheersing, een verminderde administratieve rompslomp en minder fouten tot gevolg.
SAP software voor materieelverhuur
SAP en BearingPoint hebben onder de paraplu van het Joint Strategic Partner Co-Innovation Program SAP Equipment & Tools Management (ETM) doorontwikkeld tot ETM.next. De oplossing ondersteunt het end-to-end-proces van interne en externe verhuur van materiaal en materieel. Het proces is verder vereenvoudigd met een materieelwebshop, een uitgebreid planbord, een mobile app voor orderpicken en geofencing. ETM.next is een SAP Industry Cloud Solution die voldoet aan de eisen van de IT-architectuur van morgen als onderdeel van het Intelligent Enterprise Model. De oplossing is stand-alone, maar ook geïntegreerd in een SAP-landschap in te zetten.
Lees het vervolg op dit artikel >
Wilt u meer weten over ETM.next? Neem contact op of lees meer informatie:
- Nieuw digitaal verhuurproces bij BAM Infra Materieel: 'Onze medewerkers kunnen niet meer zonder'
- Zo digitaliseert u uw verhuurproces met SAP
- Strukton beheert materieel maximaal efficiënt met SAP ETM
