Wanneer je tijd, geld en energie besteed hebt aan de aanschaf en implementatie van SAP als onderhoudsmanagementsysteem, zorg je natuurlijk dat álle collega’s daar maximaal gebruik van maken. Maar hoe is dat vijf, tien of twintig jaar later? Senior Consultant Simon Van den Hende legt uit waarom Dimensys cursussen ontwikkelde voor gebruikers én beslissers die al jaren met de onderhoudsoplossing van SAP werken.
Simon Van den Hende, Senior Consultant en Trainer.
Het aanvankelijke succes van een software-implementatie hangt nauw samen met de aandacht die besteed wordt aan het trainen van de mensen die met de oplossing gaan werken. Als gebruikers de weg in het systeem kennen, vinden ze het prettiger om ermee te werken en brengt de oplossing zijn geld op.
Kennis sijpelt weg
Kennis is als een bad dat afkoelt en langzaam leegloopt: je moet af en toe de warme kraan opendraaien. In de loop van de jaren sijpelt er namelijk heel veel kennis weg. Er zijn allerlei redenen voor die kennisdrain.
De gebruikers van het eerste uur vertrekken naar een andere werkgever of krijgen een nieuwe rol. En nieuwe collega’s krijgen slechts een beperkte training met de meest noodzakelijke functionaliteiten. We zien ook dat bedrijven overgenomen worden, waardoor werknemers plotseling met software moeten werken die ze nog nooit gezien hebben. Tegelijkertijd wordt de lokale IT-afdeling opgeheven, terwijl daar juist alle kennis van het pakket zat. Op het moment dat de consultants vertrokken zijn, richten mensen vaak zelf allerlei zaken op een verkeerde manier in, waardoor ze het systeem vanaf dag één op de verkeerde manier gaan gebruiken. Of het systeem krijgt nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten waar gebruikers simpelweg niets vanaf weten.
Vaak is er ook een gebrek aan kennis van SAP, waardoor de software als moeilijk en niet gebruiksvriendelijk wordt bestempeld. Wanneer er nieuwe functionaliteiten nodig zijn, worden nieuwe softwaretools geïmplementeerd terwijl SAP deze functionaliteiten meestal standaard aanbiedt.
Functionaliteit gaat verloren
Het resultaat? Systemen die niet optimaal worden gebruikt. Krachtige functionaliteit die wel aanwezig is, maar door niemand ingezet wordt. En ontevreden gebruikers die voortdurend op datzelfde systeem afgeven en hun eigen omwegen en schaduwprocessen gaan bedenken. Dat soort scenario’s zijn onwenselijk. Gebruikers doen dan immers alleen nog het uiterst noodzakelijke met hun systeem. Of ze grijpen terug naar de tools die ze wél kennen - denk aan Excel - waardoor belangrijke data weer verdwijnt in de silo’s waar het systeem juist een einde aan had moeten maken. Dit drijft de kosten hoog op en uiteindelijk moeten talloze softwaretools up-to-date worden gehouden.
Dit is geen theoretisch verhaal. Wij zien het gebeuren bij grote bedrijven met serieuze, bedrijfskritische systemen waar al jaren mee gewerkt wordt. Vraag naar een gebruiksaanwijzing of andere documentatie en de meeste mensen kijken je glazig aan.
We brengen de kennis terug
Om een einde te maken aan deze situatie, gebruikers weer te laten schitteren en die systemen weer te laten renderen, bieden wij twee soorten opleidingen aan op het gebied van SAP Intelligent Asset Management (voorheen: SAP Enterprise Asset Management of SAP Plant Maintenance & Customer Service). We brengen de kennis die deze bedrijven al hadden weer terug naar de werkvloer.
De eerste soort opleiding die we aanbieden, is een discovery-opleiding. SAP Plant Maintenance & Customer Service is een geweldig krachtige oplossing, boordevol nuttige functionaliteiten die elke organisatie helpt met het managen van haar service- en onderhoudsprocessen. Maar dan moet je als organisatie de mogelijkheden hiervan wel kennen! Deze opleiding, waarin je helemaal ondergedompeld wordt, geeft een grondig beeld van alle mogelijkheden die de software kent en is daarmee met name nuttig voor personen die beslissen over de manier waarop software wordt gebruikt. Denk aan onderhoudsmanagers en proceseigenaren.
Foto van de training "Opvolging van onderhoudstaken met SAP"
De aanpak werkt. Onze cursisten gaan naar huis met een goed beeld van de mogelijkheden. Ze nemen niet álles over, maar pikken de zaken eruit die voor hun eigen organisatie van belang zijn.
De tweede soort opleiding betreft een in-house opleiding die altijd op maat gemaakt en op de specifieke processen van de klant toegespitst wordt. Dit doen we door alle processtappen te inventariseren en vervolgens aan te geven hoe je deze stappen uitvoert met SAP Plant Maintenance & Customer Service.
Goede documentatie is ontzettend belangrijk. Wij werken met heldere Quick Reference Cards waarin we verschillende stappen voor veelvoorkomende handelingen helder uiteenzetten. Met een Quick Reference Card zetten we bijvoorbeeld uiteen hoe je bij een storing een notificatie aanmaakt. Als je even vastzit, helpt zo’n kaart je snel op weg.
Gouden tip
Wat is de gouden tip voor het borgen van kennis en de optimale inzet van een systeem? De key users zijn naar onze mening hierin de sleutelfactor. Het is belangrijk dat je over goede key users beschikt: mensen met kennis van de business en IT die de toegevoegde waarde van SAP zien, het systeem écht begrijpen en als vraagbaak èn ambassadeur kunnen fungeren. Deze mensen motiveren gebruikers om het systeem correct te gebruiken, geven intern trainingen, stellen verbeteringen voor en kijken mee bij eventuele wijzigingen. Wanneer je dit als organisatie goed inricht, kun je een systeem daadwerkelijk laten renderen met tevreden SAP gebruikers als gevolg.
Wil je de warme kenniskraan weer even opendraaien en meer informatie over de opleidingscyclus SAP voor Maintenance & Service Management? Neem dan contact met ons op! Wij kunnen je ook bijpraten over onze trainingen op het gebied van SAP PPM, SAP MM of SAP CPM.
Leestip:
