Onderhoudstaken snel en correct opvolgen. Stuklijsten voor reserveonderdelen slim beheren. Adequaat plannen, analyseren en rapporteren – dankzij eenduidige registratie van actuele gegevens. Voor onderhoudsafdelingen biedt SAP tal van mogelijkheden. Toch worden deze nog lang niet altijd volledig benut. Dit was ook het geval bij een grote, industriële speler uit Zuid-Nederland. Om méér uit hun SAP-systeem te halen, volgden zij de Maintenance Management-opleiding van Dimensys.
De onderhoudsafdeling van de organisatie maakt al sinds 2012 gebruik van SAP. Na de implementatie werd het SAP-systeem direct in gebruik genomen. In de jaren die volgden, zette de organisatie het systeem naar haar eigen hand. “We hebben het gebruik van SAP voor onderhoudsbeheer zelf aangeleerd,” vertelt de onderhoudsplanner. “We vroegen ons af of we het systeem wel correct gebruikten. En of we er het maximale uithaalden.”
Optimale beschikbaarheid met SAP
Geleidelijk aan ontstond er behoefte aan meer kennis van SAP. De organisatie werkt namelijk met kapitaalintensieve installaties. Denk aan transportbanden en verbrandingsketels. Optimale beschikbaarheid van deze installaties is cruciaal voor de continuïteit van de dagelijkse operatie. “We willen stilstand voorkomen. Efficiënt onderhoudsmanagement en kennis van SAP is dan essentieel. Hierin wilden we ons laten trainen”, legt de onderhoudsplanner uit.
“Dimensys heeft de juiste expertise om onze SAP-kennis te vergroten.”
Basiskennis weer op orde
De organisatie wilde terug naar de basisprincipes van SAP en de SAP-kennis over de volle breedte van de onderhoudsorganisatie vergroten. De onderhoudsorganisatie vertelt verder: “In het verleden hadden we al eens om tafel gezeten met Dimensys voor een andere vraag. Daar keken we zeer tevreden op terug. Dimensys heeft de juiste kennis en expertise om bij ons de basiskennis weer op orde te krijgen. Daarom kozen we met vol vertrouwen voor hun Maintenance Management opleiding.”
SAP werkt nu voor de organisatie en niet andersom
Dimensys inventariseerde, samen met de organisatie, de behoeften. “Onze belangrijkste wens was om het systeem weer te gebruiken zoals het bedoeld is. Zodat SAP voor óns werkt en niet andersom. We wilden de training daarbij generiek insteken, dus niet met de focus op onze specifieke bedrijfsprocessen. Het ging ons echt om de basis. De training moest meerwaarde hebben voor onze monteurs, werkvoorbereiders, onderhoudsplanners, maintenance-engineers én onderhoudsmanagers.”
Flexibel en op maat gemaakt
De organisatie en Dimensys namen daarom de samenstelling van de opleiding uitgebreid onder de loep. “De opleiding is standaard opgebouwd in 8 modules, maar niet alle modules waren voor ons even relevant, zoals de module over service management. Terwijl andere modules, zoals die over masterdata, opvolging van onderhoudstaken en preventief onderhoud meer nadruk mochten krijgen”, legt de onderhoudsplanner verder uit.
Soepele voorbereiding
“Dankzij de flexibiliteit van Dimensys hebben wij een aantal modules kunnen schrappen en samenvoegen. Per module definieerden we onze leerdoelen. De voorbereiding verliep prettig en soepel. Alles was mogelijk en bespreekbaar. Het resultaat was een training op maat, die volledig aansluit op onze leerwensen.”
“De voorbereiding met Dimensys verliep soepel en prettig: alles was mogelijk.”
Tips en tricks voor efficiënte(re) basisadministratie en plant maintenance
De basisadministratie en plant maintenance vormden een centraal punt in de opleiding. “Denk aan het genereren van de werkvraag, de werkvoorbereiding, planning, registratie van werkzaamheden en analyse van onderhoudsgegevens. Tijdens de training ontvingen we van Dimensys nuttige tips en tricks om dit alles efficiënt(er) te organiseren en borgen vanuit het SAP-systeem.”
Meer zicht en grip op het onderhoud
Dankzij de training houden de deelnemers nu meer zicht en grip op onderhoud. “We ontdekten onder meer hoe we onderhoudsinformatie aan de voorkant op zo’n manier invoeren, dat we diezelfde informatie later met één druk op de knop weer kunnen terughalen. Zo zie je bij een installatie o.a. exact welk onderhoud er al eerder is gepleegd. Nu weet een monteur vooraf waar hij aan toe is. En wij als organisatie kunnen beter inschatten of bepaald onderhoud vaker uitgevoerd moet worden. Hier kunnen wij tijdig op inspelen. Bijvoorbeeld door preventief onderdelen te vervangen.”
Tijd besparen in SAP
Tijdens de training lag er ook een belangrijke focus op de vele slimme functionaliteiten van SAP. “Dimensys liet ons zien hoe we efficiënt kunnen zoeken op de functieplaats, waarbij je slechts de eerste paar letters hoeft in te tikken en direct kunt zoeken op de juiste cijfers.”
Slimme zoek- en weergaveopties
“Ook de weergaveopties en selectievarianten waren een eyeopener. Zo kunnen we nu ons eigen werkvoorraad in SAP zien. Je ziet dan in één oogopslag waar je verantwoordelijk voor bent en welke werkorders bij jouw taken horen. Hierbij zie je alleen de informatie die voor jouw rol relevant is. Dit scheelt enorm veel tijd.”
“We weten nu hoe we met één druk op de knop onderhoudsinformatie terughalen.”
Masterdata is key
Het belangrijkste inzicht vanuit de opleiding? “Zorg dat de masterdata op orde is. De mogelijkheden van maintenance management met SAP zijn eindeloos, zolang je alle data aan de voorkant maar volledig en correct invoert”, vertelt de onderhoudsplanner. “Wat voor ons ook ontzettend waardevol is geweest, is dat we nu beter weten hoe we werkorders gestandaardiseerd aanmaken en door het proces leiden. Ook dit vergroot de efficiëntie, het proces verloopt voor iedereen op dezelfde, eenduidige manier.”
“SAP werkt nu voor óns, niet andersom: dit bespaart ons enorm veel tijd.”
Kennis voor continuous improvement
De opleiding heeft de organisatie handvatten gegeven om het onderhoudsbeheer nóg efficiënter te organiseren. De onderhoudsplanner besluit: “Nu is het zaak om door te pakken. Het is belangrijk dat we niet terugvallen in oude patronen. Daarom zijn we gestart met een programma voor continuous improvement. Dimensys heeft hiervoor een stevig fundament gelegd en daar zijn we dankbaar voor. Dankzij de opleiding gebruiken we SAP weer zoals het bedoeld is. Het systeem werkt nu voor óns. Dit bespaart ons enorm veel tijd en levert nóg effectiever onderhoud op.”
Meld je aan voor de training
Wil je ook het maximale halen uit SAP voor Maintenance Management? Lees meer over de maintenance opleiding en meld je aan. Of neem voor meer informatie en de mogelijkheden contact op met team Sales via +31 (0)73 68 68 750 of per e-mail.