David Verhagen, 2 maart 2020

Medexs bewijst het: je kunt S/4HANA in 3 maanden implementeren

Steeds meer bedrijven stappen over op S/4HANA, de geavanceerde opvolger van SAP’s Business Suite. Early adopter Jan Snel maakte de succesvolle switch twee jaar geleden al. Recent zorgden we dat dochterbedrijf Medexs binnen drie maanden aan de slag kon met S/4HANA. Wie de ERP-wereld een beetje kent, weet dat dit razendsnel is. Projectleider David Verhagen deelt zijn drie gouden tips.

De Jan Snel Group is gespecialiseerd in snel, modulair en circulair bouwen. Het bedrijf zet overal ter wereld in recordtempo demontabele gebouwen neer, variërend van studentenwoningen tot hoogwaardige laboratoria. Samen met Dimensys implementeerde Jan Snel in 2018 SAP S/4HANA. Daarmee behoorde het bedrijf tot de kleine voorhoede van bedrijven die al in een vroeg stadium de overstap maakten op het ERP-platform van de toekomst. Een implementatie die destijds beloond werd met een SAP Quality Award in de categorie Fast Delivery.

Medexs behoort sinds kort tot de Jan Snel familie. Het bedrijf is een toonaangevend specialist in het ontwerpen en realiseren van geclassificeerde ruimten zoals operatiekamers, cleanrooms en laboratoria. Om samen snel en efficiënt op te kunnen trekken, moesten de bedrijfsprocessen van beide bedrijven zo snel mogelijk geïntegreerd worden. Daarom verruilde ook Medexs haar bestaande ERP-omgeving voor S/4HANA. Het bedrijf kreeg een eigen omgeving binnen het Jan Snel S/4HANA landschap.

shutterstock_592313489_surgery_medexs_600px

S/4HANA implementatie in 3 maanden

S/4HANA is snel en gebruiksvriendelijk. Ook onder de motorkap is er veel veranderd ten opzichte van het ‘oude’ SAP. Denk bijvoorbeeld aan minder tabellen en eenvoudigere structuren. Het systeem wordt geleverd met tal van kant-en-klare best practices die de implementatie aanzienlijk versnellen. Dat neemt niet weg dat het uitrollen van S/4HANA best uitdagend kan zijn. Zeker wanneer je je realiseert dat een digitale transformatie ook een substantiële impact heeft op processen en gebruikers.

Binnen dit project wisten we zowel snelheid als kwaliteit te realiseren. Drie zaken zijn daarin wat mij betreft extreem belangrijk. Ik zet ze op een rijtje voor je.

Tip 1. Scheid hoofd- en bijzaken

S/4HANA is een geweldig platform met oneindig veel mogelijkheden. Je hebt echter niet alles nodig. Daarom is het verstandig om vooraf heel nauwkeurig te bepalen wat je écht nodig hebt. In het geval van Medexs hebben we bijvoorbeeld besloten om service en onderhoud buiten de scope van dit project te houden. Dat proces draait nu prima in een aparte app voor de buitendienst en hoefde niet direct meegenomen te worden. Processen waarvan je besluit dat ze buiten scope kunnen blijven, kun je in een later stadium natuurlijk alsnog inrichten binnen S/4HANA.

Het scheiden van hoofd- en bijzaken kan lastig zijn. Daarom is het prettig om een partner zoals Dimensys mee te laten kijken. Organisaties kunnen veel baat hebben bij zo’n relatieve buitenstaander die met een frisse blik naar de organisatie kijkt en de juiste waarom-vragen stelt. Dat gold ook voor Medexs. Omdat wij de bedrijfsprocessen van de moederorganisatie heel goed kennen én verstand hebben van asset-intensieve branches, konden we vragen stellen die Medexs hielpen om de juiste keuzes te maken. Om vervolgens razendsnel door te pakken.

Tip 2. Neem de business mee

Elke verandering is spannend. Dat geldt helemaal voor mensen die al jaren met een bepaald systeem werken en overstappen naar een nieuwe omgeving. Bij Medexs werkten we daarom nauw samen met de business om tot de beste en meest optimale inrichting van het S/4HANA systeem te komen.

Door alle afdelingen die met het systeem gaan werken al in een vroeg stadium te betrekken, zorg je voor een snellere adoptie. Bij Medexs spraken we uitgebreid met het management en de business. We maakten heldere afspraken, zorgden dat heel duidelijk was hoe de taken verdeeld waren en wie wat op welk moment moest doen. Door ze bij de hand te nemen in dit proces, zorgden we voor een optimaal tempo.

Tip 3. Zorg voor training en nazorg

De snelheid waarmee een organisatie S/4HANA adopteert, hangt nauw samen met de aandacht die je er vóór en na de implementatie aan besteedt.

Zorg bijvoorbeeld dat eindgebruikers goed getraind worden in de nieuwe werkprocessen en het toepassen van het nieuwe systeem. Het is waardevol als eindgebruikers begrijpen wat hun rol in het grote geheel is en binnen welk proces zij verantwoordelijk zijn voor een juiste en volledige registratie van gegevens.

Is het nieuwe systeem live? Zorg dan voor ondersteuning op de vloer. Tijdens de implementatie bij Jan Snel heeft Dimensys de key users destijds intensief getraind. Hierdoor beschikten zij op hun beurt weer over de kennis om twee jaar later zelfstandig de ruim 25 users van Medexs op te leiden. Toen het systeem eenmaal live was, waren we met Dimensys meerdere dagen op locatie en hielpen we mensen direct met hun vragen.

Mooi resultaat

Het resultaat mag er zijn. Nu Medexs live is met S/4HANA, kunnen ze maximaal gebruikmaken van het constructieve partnerschap met Jan Snel. Beide bedrijven zijn nu optimaal in staat om de markt samen aan te vliegen. Mede dankzij de naadloos geïntegreerde processen is het calculeren van projecten en het gezamenlijk optrekken in complexe tenders bijvoorbeeld veel eenvoudiger geworden. Daar komt bij dat Jan Snel op groepsniveau nu een helder en betrouwbaar beeld heeft van de hele organisatie. Jan Snel heeft met S/4HANA als IT-fundering voor de groei opnieuw bewezen over een flinke doorpakmentaliteit te beschikken.

Wil je ook (snel en goed) aan de slag met S/4HANA? Of onderzoek je de verschillende opties? Neem dan zeker contact op met Dimensys. Omdat wij kennis van branches, bedrijfsprocessen en IT combineren, zijn wij perfect gepositioneerd om jouw organisatie - net als Jan Snel en Medexs - te helpen bij een digitale transformatie met behulp van S/4HANA.

Lees hier meer informatie: 

Download presentatie: 5 tips voor slim maatwerk