Bart van Heijningen, 15 december 2015

In 3 fasen naar succesvolle rapportages

Hoe zorgt u ervoor dat juiste informatie snel en efficiënt de juiste mensen bereikt? Ik bespreek met u drie fasen, waarbij u eens de volgende vragen zou moeten stellen voor uw organisatie:

  • Welke informatiebehoeften heeft mijn organisatie?
  • Welke rapportages horen hierbij en wat gebeurt er als die niet meer gemaakt worden?
  • Is mijn management bekend met deze rapportages en kunnen ze daar mee werken?

17153

Fase 1: vaststellen informatiebehoefte

De eerste fase bestaat uit het vaststellen van de organisatorische informatiebehoefte. Welke informatie moet wanneer, waar en in welk format aanwezig zijn? Streef naar een gestructureerde indeling van rapportages. Wijs het organisatorisch niveau toe en bepaal vervolgens de best passende tooling.

Maak hierbij bijvoorbeeld onderscheid in strategische, tactische en operationele niveaus. Op strategisch niveau wilt u over informatie beschikken om te sturen op datgene wat u als organisatie op lange termijn wilt bereiken. Ook de tactische rapporten tonen de status van de doelen op een samengevoegd niveau. Alleen is dit niveau minder geaggregeerd dan het strategische rapport, bijvoorbeeld de business unit of de afdeling. De rapporten zijn wekelijks of maandelijks nodig. De rapporten zijn bedoeld voor managers van business units of afdelingen.

Een laag dieper kijkt u naar de operationele en procesmatige controles die nodig zijn. Ze tonen inzicht in de dagelijks activiteiten, bijvoorbeeld: het aantal openstaande orders, het voorraadniveau of het aantal leveringen. De rapporten zijn beperkt geaggregeerd tot gedetailleerd: zo wordt het aantal openstaande orders getoond per product of productgroep of per klant of klantgroep. De rapporten worden dagelijks gebruikt door operationele managers.

Fase 2: vaststellen welke rapportages relevant zijn

In de tweede fase gaat u gedurende dit proces binnen de organisatie na, welke rapportages er daadwerkelijk gehanteerd worden en of de rapportages belangrijke indicatoren bevatten.

De vraag die hierbij in uw achterhoofd moet zitten is: wat gebeurt er als wij dit rapport niet meer maken? Leg hierbij de verantwoording neer bij de eindgebruiker, deze mag aantonen wat het belang van het rapport is. Hoogstwaarschijnlijk komt u tot de conclusie dat binnen  de organisatie vaak dezelfde gegevens worden gebruikt. In de loop der jaren hebben meerdere medewerkers hun eigen rapportage opgesteld in een wat afwijkend format.

Combineer rapportages met de juiste IT tooling. De kracht van Business Intelligence ligt in het ontdekken van patronen door analyses uit te voeren op een combinatie van grote hoeveelheden data. Selecteer voor de focus op operationele rapportages, bijvoorbeeld een alternatief pakket. Laat betrokkenen zien wat de keuze is geworden met bijvoorbeeld een presentatie of demonstratie. Hiermee wordt enthousiasme en draagvlak gecreëerd. Dit verkort de (tweede) fase van bouwen en testen.

Fase 3: de eindgebruikers informeren en trainen

Maak tot slot uw eindgebruikers (managers) bekend met de aanwezige rapportages en train ze in de nieuwe tooling. Communicatie, training en coaching zijn bij een implementatie zeer belangrijk. Train betrokkenen en zorg voor werkelijke cijfers, zodat zij leren lezen en schrijven met Business Intelligence. Geef ze daarvoor de tijd en de ruimte. Oude rapportages moeten worden losgelaten terwijl managers en de controller moeten wennen aan de nieuwe overzichten. Al snel zal het gemak en de volledigheid van informatie gewaardeerd worden en is de implementatie van Business Intelligence een succes!

U zorgt er nu voor dat de juiste informatie snel en efficiënt de juiste mensen bereikt. Dit heeft u gerealiseerd door de rapportages binnen uw organisatie te inventariseren, te beperken, te structureren en te weerleggen. Zet neer wat er is, in welke mate het toegankelijk is en in welke behoeften het voorziet.

Sleutelwoorden: communicatie & monitoring

Bij mijn laatste implementatie heb ik gemerkt dat communicatie en monitoring dé sleutelwoorden zijn om een succesvolle implementatie van Business Intelligence door te voeren.

Wat zijn uw ervaringen? Deel ze onderaan deze blog post! Voor vragen kunt u natuurlijk altijd contact opnemen.

Tip! Lees ook:

Download artikel: Procesoptimalisatie: het kan altijd beter!