In de snel evoluerende wereld van bedrijfsvoering is digitalisering, zoals een SAP S/4HANA implementatie, een ambitieus streven. De voordelen zijn duidelijk - procesoptimalisatie, gegevenscentralisatie en verbeterde besluitvorming, maar het proces van verandering kan ook uitdagend zijn. De uitdaging is te vinden in één van de belangrijkste - al dan niet dé belangrijkste - schakel van een organisatie: de mensen. 

Verandermanagement is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de S/4HANA implementatie soepel verloopt en het de digitale transformatie van jouw organisatie bevordert. In deze blog gaan we dieper in op de essentie van verandermanagement in SAP S/4HANA implementaties en delen we enkele praktische strategieën voor een succesvolle verandering.

De kern van verandermanagement in SAP S/4HANA implementaties

Verandermanagement in SAP S/4HANA implementaties draait om het begrijpen en beheersen van de menselijke aspecten van verandering. Het gaat niet alleen om het technische aspect van de implementatie van software, maar ook om de begeleiding van mensen gedurende het proces van aanpassing aan nieuwe systemen, processen en werkwijzen. Dit is cruciaal in een (public) cloud systeem waar een "Fit-to-standard" manier van denken van toepassing is. In deze blog richten we ons dus voornamelijk op 'hoe' te veranderen. Hoe we de mensen voorbereiden, begeleiden en ondersteunen met veranderingen binnen de organisatie.

Hoe communiceer je over de verandering naar SAP S/4HANA?

Open en frequente communicatie legt de fundering voor een positieve verandering binnen de SAP S/4HANA implementatie. Het is belangrijk om medewerkers te informeren over de redenen achter de verandering, de voordelen die het met zich meebrengt en hoe het hun dagelijkse werk zal beïnvloeden. Waarom veranderen? Welke waarde heeft de verandering voor jou als individu? Zijn enkele voorbeelden van vragen die beantwoord dienen te worden. Naast het bieden van duidelijkheid kan dit onzekerheid en weerstand tegen verandering verminderen.

Hoe laat je leiders onderdeel uitmaken van de implementatie?

Leiderschap moet niet alleen het belang en de intentie van de verandering benadrukken, maar dient als rolmodel te fungeren. Als leiders enthousiast zijn over SAP S/4HANA, zullen medewerkers eerder volgen. Een change management workshop geijkt op (senior) leiderschap biedt hiervoor de perfecte kans en is een voorbeeld van hoe wij leiderschap onderdeel laten uitmaken van deze verandering binnen de organisatie.

Hoe vergroot je de betrokkenheid rondom SAP S/4HANA?

Betrek medewerkers vanaf het begin bij het project. Ze hebben waardevolle inzichten en kunnen bijdragen aan het ontwerp van het nieuwe SAP S/4HANA systeem. Dit vergroot het gevoel van eigendom en vermindert weerstand.

Hoe zorg je voor het juiste kennisniveau bij de medewerkers?

Een functionele training volstaat, toch? Nee. Een uitgebreide training om ervoor te zorgen dat medewerkers vertrouwd raken met SAP S/4HANA is essentieel, maar naast functionaliteit dienen de betrokken medewerkers het (nieuwe)bijbehorende proces te begrijpen. Definiëren wat mensen moeten 'weten' (qua aanpalende integraties of informatie) en wat mensen moeten 'kunnen' (functioneel in het systeem) helpt hierbij enorm. Zo maken we met de betrokken medewerkers impact en brengen we de voordelen in kaart. 

Hoe zorg je binnen het implementatie-project samen voor de verandering?

Veranderambassadeurs zijn effectieve (project)teamleden die verantwoordelijk zijn voor verschillende aspecten van de verandering, zoals communicatie, training en het oplossen van problemen. Dit verdeelt de verantwoordelijkheid en vergroot de efficiëntie. Daarbij houden deze personen, bij voornamelijk grote projecten, een oogje in het zeil voor de change manager met betrekking tot de verschillende aspecten van de verandering van het project.

Strategieën voor een succesvolle SAP S/4HANA implementatie

Duidelijke doelstellingen: Definieer duidelijk wat je met de SAP S/4HANA implementatie wilt bereiken en de achterliggende intentie en communiceer deze zaken naar de hele organisatie. Dit helpt bij het creëren van een gemeenschappelijk begrip van de verandering en transparantie. Vergeet hierbij niet het menselijke aspect te benadrukken, zoals de toegevoegde waarde voor de medewerkers. Het is immers een holistisch bedrijfsproject en geen IT-project.

Fasegewijze implementatie: Voer de SAP S/4HANA implementatie stapsgewijs in om overweldiging te voorkomen. SAP heeft hiervoor haar Activate methode uitgelijnd met de verandermanagement aanpak. Hierin is voor elk van de zes projectfases het doel en de activiteiten voor verandering belicht.

Figuur 1. De SAP Activate Methodiek met een verandermanagement focus per fase

Veranderambassadeurs: Niet alleen managers, maar ook enthousiaste medewerkers, kunnen anderen weer inspireren. Identificeer en train deze medewerkers over de veranderingen die SAP S/4HANA teweegbrengt, zodat zij anderen weer kunnen inspireren. Deze ambassadeurs kunnen als bruggen fungeren tussen het projectteam en de rest van de medewerkers. Dus, mobiliseer ambassadeurs en maak de verandering samen!

Feedback en aanpassing: Sta open voor feedback van medewerkers en neem dit (waar kan) mee in de keuzes die gemaakt worden rondom SAP S/4HANA. Dit toont dat hun input wordt gewaardeerd en kan de veranderingsacceptatie vergroten.

Meetbare resultaten: Bepaal meetbare KPI's om het succes van de verandering te evalueren. Dit biedt inzicht in welke gebieden goed presteren en waar aanpassingen nodig zijn. Voorbeelden zijn statistieken over het systeemgebruik en het monitoren van het aantal incidenten of weerstand vanuit de organisatie.

Ondersteuning na implementatie: Bied voortdurende ondersteuning aan het gebruik van SAP S/4HANA. Beantwoord bijvoorbeeld ook vragen en los problemen ook op nadat de implementatie heeft plaatsgevonden. Dit helpt om het vertrouwen in het nieuwe systeem te vergroten.

Verandering is een reis en verdient aandacht en toewijding in een digitale transformatie. Wij bieden graag de handvatten hiervoor en denken mee om, met de juiste veranderaanpak, de digitale reis van jouw organisatie én jouw medewerkers toekomstbestendig te maken. 

Meer weten? Neem gerust contact op met Kevin Uitman via +31 (0)73 68 68 750 of per e-mail.