Jordy Tebarts, 11 januari 2017

Verhoog administratieve efficiëncy met een geautomatiseerd inkoopproces

Bedrijven streven naar een maximale administratieve efficiëntie. Zo ook onze klanten. Om het inkoopproces van deze klant te optimaliseren, hebben wij het informatie-uitwisselingsproces tussen klant (afnemer) en leverancier gestandaardiseerd. Tot mijn verbazing maken relatief weinig bedrijven gebruik van deze geautomatiseerde manier van bestellen en de bijbehorende financiële afhandeling. In deze blog vertel ik hier graag meer over.

 Veel overbodige kosten ontstaan door fouten in bestellingen

Neem het inkoopproces: in mijn ogen een uitstekend voorbeeld waar door middel van de juiste procesafspraken in combinatie met automatisering veel winst in de administratieve efficiëntie te behalen is.

Bij de traditionele manier van bestellen wordt een bestelling handmatig in het systeem vastgelegd. Deze wordt vervolgens per e-mail, post of telefonisch naar de leverancier doorgezet. De leverancier ontvangt de bestelling en voert deze vervolgens handmatig in zijn computersysteem in. De ervaring leert ons dat veel overbodige kosten en tijdverlies door fouten in bestellingen en facturen ontstaan. Een belangrijke oorzaak hiervan is dat de partijen in de keten de informatie opnieuw invoeren of opschrijven en onjuist interpreteren.

 Efficiënt en foutloos berichten uitwisselen tussen afnemer en leverancier

Met behulp van een software-onafhankelijke berichtenstandaard is het mogelijk om efficiënt en foutloos bestellingen uit te wisselen tussen uw eigen systeem en het computersysteem van de leverancier.

Door een software-onafhankelijke berichtenstandaard toe te passen in combinatie met een EDI (Electronic Data Interchange)-koppeling, is het mogelijk om razendsnel bestellingen vanuit uw eigen ERP-systeem naar de leverancier door te zetten. Door middel van één simpele druk op de knop, wordt de bestelling na het opslaan automatisch verwerkt en naar de leverancier verzonden. Bij de leverancier wordt het bericht automatisch ingeladen. Na de ontvangst van de bestelling wordt er automatisch een orderbevestiging aangemaakt die elektronisch verzonden wordt naar de besteller. Vanuit hier kan de leverancier direct aan de slag en weet de besteller de exacte status van zijn bestelling.

Snel en foutloos bestellen en betalen EDI-3.jpg

Het geautomatiseerde inkoopproces gevisualiseerd.

 Ook facturatie op deze manier automatiseren

Ook later in het proces biedt deze oplossing mooie kansen. Niet alleen bestellingen, maar ook bijbehorende facturen kunnen op deze manier worden afgehandeld. Zodra de leverancier de bestelling heeft geleverd, verstuurt deze de factuur middels dezelfde software-onafhankelijke berichtenstandaard. Middels de EDI-connectie wordt de factuur elektronisch ontvangen door het ERP-systeem. Indien de factuur correct is, kan deze automatisch geboekt en verwerkt worden.

 Steeds meer bedrijven kiezen voor gestandaardiseerde informatie-uitwisseling

Het juiste gebruik van deze toepassing zorgt ervoor dat er met minder handelingen, sneller en foutloos besteld én gefactureerd kan worden. Dit resulteert niet alleen in besparing van tijd maar ook (in)direct in de besparing van kosten.

Steeds meer grote bedrijven kiezen ervoor om gebruik te maken van deze gestandaardiseerde vorm van informatie-uitwisseling. Hierdoor groeit het netwerk snel en wordt het voor uw bedrijf eenvoudiger om aan te sluiten.

 

Heeft dit artikel u enthousiast of nieuwsgierig gemaakt, of bent u benieuwd hoe de administratieve efficiëntie van uw organisatie kan worden verhoogd? Neem dan contact met ons op. 

Deze EDI-oplossing voor het inkoopproces maakt onderdeel uit van het Service Management Network en van het digitale serviceproces bij Heijmans


Download artikel: Procesoptimalisatie: het kan altijd beter!