Bij Dimensys helpen we onze klanten met het realiseren van operational excellence van hun bedrijfsprocessen. Dit doen we door advies te geven op het snijvlak van processen en IT. Is het daarom vreemd om, juist als een IT-dienstverlener, automatisering en digitalisering contra-lean te noemen? Bij Dimensys vinden we van niet. Om onze klanten de meeste toegevoegde waarde te kunnen bieden, is een zelfkritische en open mindset een waardevolle kernwaarde.
De economische crisis heeft de interesse van bedrijven in lean aangewakkerd. In crisistijd zien zij de noodzaak van verandering en zijn ze bereid om lean te omarmen en in te bedden in de organisatie. Hiermee blijft lean, ruim 25 jaar nadat het bekendheid kreeg, een "hot topic". Maar zelfs na zoveel jaren bereikt een groot deel van de lean transformaties nog steeds niet het beoogde doel. Dit komt mede doordat lean lastig te begrijpen is en niet altijd hand in hand lijkt te gaan met de vele automatiserings- en digitaliseringtrajecten die veel organisaties doormaken.
De valkuil van digitalisering in relatie tot lean
Digitalisering brengt namelijk een valkuil met zich mee. Organisaties verbeteren processen met complexe ERP-systemen of planningsmodellen, zonder eerst op zoek te gaan naar de oorzaken. Cruciale processen transformeren hiermee tot een black box voor projectmanagers.
Andersom kan een projectmanager middels real-time inzicht het project ook overmatig controleren in plaats van dit een gezamenlijke activiteit te laten zijn van alle projectleden. Hiermee wordt de achterliggende procesdynamiek dus sterk onderbelicht. Dit fenomeen treedt bijvoorbeeld op wanneer planningen of dashboards er dermate gelikt uitzien dat men deze niet tegen durft te spreken. Dit is “killing” voor een lean-cultuur waar juist elkaar durven aanspreken op verbeterpotentieel hét fundament is.
Denk tot slot ook aan de moeite die met lean wordt gestoken in het verkrijgen van consensus tussen de diverse partijen in de waardeketen en de bijbehorende communicatie en afstemming. Deze inspanning wordt soms direct teniet gedaan door directe interfaces tussen systemen of het openstellen van (deel)systemen voor gebruik door partners. Hoewel het efficiëntie-verhogend kan werken, maakt het slechts één partij in de waardeketen leidend en dus dwingend.
In potentie ontneemt digitalisering een lean-manager hiermee dus de prikkels voor het gebruik van traditionele low-tech visuele technieken, zoals een 'One Room' of ‘Obeya’ -omgeving of 'Going to the Gemba'. Met deze technieken stelt lean juist de mens centraal.
Het antwoord van Dimensys: lean-proof IT-implementaties
Wat is het antwoord van Dimensys op deze ogenschijnlijke contradictie tussen het lean-gedachtengoed en digitalisering? Inderdaad: ogenschijnlijk. Het feit dat wij ons bij Dimensys bewust zijn van deze mogelijke valkuilen, maakt ons 'lean-proof' bij implementaties in uw organisatie. Bij implementaties op het snijvlak van IT en processen speelt ondersteuning bij change management daarom een belangrijke rol.
Lean en digitalisering toegepast in serviceprocessen
Recent gerealiseerde assetmanagement oplossingen bewijzen dat lean en digitalisering ook hand in hand kunnen gaan. Serviceorder gestuurde toepassingen binnen EAM-concepten (Enterprise Asset Management) lenen zich namelijk perfect voor lean-technieken zoals 'one-piece-flow' of 'first time right'.
Recente digitalisering op het gebied van monitoring of gate-keeping van serviceorders stimuleert dit lean-gedachtengoed juist. Dit komt omdat het geen KPI-dashboards voor (project)managers zijn, maar juist in het primaire proces worden ingezet. Hiermee wordt proceseigenaarschap ondergebracht waar het volgens de lean-filosofie thuishoort, namelijk bij zelfsturende teams. De teams krijgen hiermee de tools (en het mandaat!) om bijvoorbeeld middels gate-keeping in het proces in te grijpen. Zo wordt 'Mura' (variatie) in het proces voorkomen en flow gecreëerd .
Voorbeeld: Meldingenmonitor stimuleert lean-gedachtengoed
De meldingenmonitor is geen managementstuurinformatie maar een visualisatie van operationele data. Hiermee kunnen zelfsturende teams flow in het proces monitoren en de juiste prioriteiten stellen.
Voorbeeld: First time right met behulp van interne SLA’s
Bij SLA’s (Service Level Agreements) wordt al snel gedacht aan afspraken met de klant. Om flow in het interne serviceorderproces te waarborgen, is echter een SAP-uitbreiding gerealiseerd. Dit maakt het mogelijk om het proces operationeel op basis van interne checklists te sturen en op interne SLA’s per processtap te monitoren.
De checklists zorgen voor ‘First time right’ door het welbekende fenomeen ‘Garbage in, Garbage out’ (GIGO) te voorkomen, terwijl de SLA’s voortgang borgen.
Deze voorbeelden tonen hoe een lean-cultuur met behulp van digitalisering versterkt kan worden. Bent u benieuwd hoe Dimensys uw organisatie kan helpen bij het realiseren van uw lean-doelstellingen? Of hoe ‘lean-proof’ oplossingen kunnen bijdragen aan een versterkte leancultuur? Neem dan gerust contact met ons op.
Tip! Lees ook deze gerelateerde artikelen:
- Introductie in het Service Management Network
- Implemementatie van lean leidt tot nieuw storingsproces bij ProRail
- 3 vragen aan Patrick Beks over lean service management
- Succesvol nieuwe processen/IT in gebruik nemen met verandermanagement
