Project & Portfolio Management vraagt om nieuwe mindset

Dimensys is georganiseerd in 4 business units. Maar waar staan die units voor? Wat zijn de ambities en uitdagingen en hoe vormen zij samen Dimensys? Wij vroegen de managers van de units naar hun visie. Aan het woord: Jan Wijbren Dijkstra van Project & Portfolio Management.

“Mensen moeten kundig zijn, maar enthousiasme is minstens zo belangrijk.”

“Bij Project Portfolio Management (PPM) sta je midden in de bedrijfsprocessen”, Jan Wijbren Dijkstra is business unit manager en senior consultant. “Ons overkoepelende doel is het optimaliseren van portfolio- en projectmanagementprocessen. Dat vraagt om het besturen en bewaken van portefeuilles en de bijdragen die projecten daaraan leveren en de aansluiting met de inkoop-, verkoop-, onderhouds- en financiële processen van een onderneming. Je bent een spin in het web voor alle investeringen die binnen een organisatie plaatsvinden.”

Van ziekenhuizen tot bouwondernemingen

Projecten zijn in Nederland een gegeven. Jan Wijbren: “Van ziekenhuis tot bouwonderneming, men voert overal projecten uit. Onze grootste doelgroep bestaat uit bedrijven die, vanuit de eigen core business, projectmatig werken. Binnen dit domein brengen wij kennis en kunde samen om vast te stellen wat de beste manier is om projecten uit te voeren en te bewaken. Wat is in een specifieke situatie het beste bedrijfsproces en hoe kan ik de (SAP-) software daar het beste bij inzetten? Op basis van onze ervaring ontwikkelen we daarom Best Practices. Deze Best Practices bieden onze klanten snellere implementaties en een hogere toegevoegde waarde in de keten. Ze worden continu up-to-date  gehouden en aangepast op de veranderende marktomstandigheden. Dat is een doorlopend proces.”

Soft skills zijn van belang

De organisaties waar Dimensys PPM voor werkt, werken op projectbasis waarbij op basis van van tijd, geld en middelen gestuurd wordt. Toch is elke klant weer uniek. Bedrijfsculturen lopen vaak sterk uiteen. Jan Wijbren “Een goede consultant beschikt niet alleen over kennis en kunde van de branche en de toepassing van SAP binnen die branche, maar ook over uitstekende soft skills. Als consultant ben je in staat om binnen uiteenlopende bedrijfsculturen te acteren. Je neemt daarbij wel de projectmatige denkwijze mee. Je hebt altijd een afgebakend doel, een planning en een budget. Of je nu een huis bouwt of een softwarepakket implementeert, als projectmanager bewaak je scope, tijd, geld, middelen en, niet te vergeten, de kwaliteit.”

Jan Wijbren Dijkstra - Business Unit Manager SAP PPM

Foto: Jan Wijbren Dijkstra, business unit manager PPM en senior consultant.

De mindset verschuiven

IT-consultancy zit in een transitie. Consultants moeten actiever meedenken en de focus op toegevoegde waarde leggen. Jan Wijbren: “Traditioneel zijn we met man en macht bezig om altijd maar de kosten te drukken. Maar je kan ook op een andere manier naar een project kijken: wat levert het op? Als je door een beter inzicht een snellere productontwikkeling, kortere “time to market”, hogere kwaliteit bij gelijkblijvende investeringen, meerwerk bespaart of de kosten verlaagt, dan zal niemand klagen over die investering. Een belangrijke aanvullende component is de drive om alles planbaar te gaan maken. Bij een toename van het voorspellend vermogen zit je dichter op het resultaat en kun je altijd van tevoren ingrijpen. Het is daarom aan ons om de mindset van de klant van kosten naar toegevoegde waarde te verschuiven en hen met een IT-platform te ondersteunen waarmee zij op resultaten kunnen sturen.”

Vooroplopen met kennis

Om voorop te lopen met kennis moeten consultants bijblijven op het gebied van ontwikkelingen en innovaties. Op dit moment is dat bijvoorbeeld de transitie naar cloud-oplossingen. Jan Wijbren: “De uitdaging voor ons is om scherp te krijgen wat de mogelijkheden hierin zijn en die daarna in samenspel met de klant te implementeren. Als consultant moet je daarbij vooroplopen door de marktontwikkelingen bij te houden en de technologische ontwikkelingen bij te blijven. Je kan niet wachten tot de klant problemen heeft of met een oplossing komt. Je wil proactief kunnen zeggen: de wereld gaat deze kant op, wij kunnen je daarop voorbereiden.”

Het business model verandert

De markten waarbinnen Dimensys actief is, zijn ook in transitie. Jan Wijbren: “Het business model verandert. Vroeger bouwde je een huis, gaf je de sleutel en was je klaar. Nu moet je als bouwer een contract tekenen waarin je jezelf tot 25 jaar onderhoud verplicht. Voor de bouwer wordt de vraag ‘wat levert het op?’ daarmee veel belangrijker dan ‘wat kost het?’ Daarnaast investeren bouwers mee in hun projecten en worden de ontvangen opbrengsten over een langere periode dan strikt genomen de bouwperiode verspreid. Het onderhoud na de bouwperiode vereist een compleet andere planning.

Het asset lifecycle model

Om daarin te ondersteunen, heeft Dimensys het asset lifecycle model ontwikkeld. Jan Wijbren: “Wij zijn een paar jaar geleden begonnen met het integraal benaderen van de levenscyclus fasen Design, Build, Maintain en Operate (afgekort DBMO) en dat loopt nu als een rode draad door onze activiteiten. Ontwikkeling en uitvoering (Design en Build) ondersteunen we vanuit PPM (Project Portfolio Management), het beheer van assets valt onder EAM (Enterprise Asset Management) en alle logistiek die erbij komt kijken valt binnen SCM (Supply Chain Management). Wij kunnen de volledige lifecycle van een asset, en alles wat er omheen zit, vanuit al onze kennisgebieden optimaliseren.”

Dynamiek van automatisering

Het mooiste aan zijn vak vindt Jan Wijbren de dynamiek van automatisering. “Dat gaat niet alleen om de technische kant, maar ook om alles eromheen. Ik werk samen met de klant om hem beter te laten worden dan hij al is. De ene keer is dat bij een kleine afdeling binnen een bedrijf, de andere keer bij een enorme onderneming. Het meest memorabele moment wat dat betreft? In 2017 was ik tien jaar in dienst. Een collega zag het op LinkedIn en feliciteerde me. Ik was verbaasd. Voor mij voelde het alsof ik anderhalf jaar in dienst was. Dat was namelijk de startdatum van het project waar ik toen mee bezig was.”

Van projectleider naar contractmanager

Voor de toekomst verwacht Jan Wijbren dat de invloed van de asset lifecycle sterker wordt. “Het is een zeer belangrijke ontwikkeling die voor blijvende verandering zorgt. De grote bouwbedrijven hebben al te maken met een veelvoud aan contracten met leveranciers, zzp’ers en de klant. Het is aan de projectleider om binnen de systemen al die afspraken te bewaken. De projectleider van nu begint daarom steeds meer een contractmanager te worden. Ik vind dat een mooie ontwikkeling. Het is een professionalisering die het belang van de integrale project- en asset lifecycle onderstreept.”

Verwachtingen overtreffen door de mensen te laten excelleren

Binnen Dimensys staat de klant vanzelfsprekend centraal. Met het doel voor ogen wordt samengewerkt aan duurzame oplossingen. Jan Wijbren: “Maar het is net zo belangrijk dat onze collega's uitdagingen hebben, leuke opdrachten uitvoeren, de kans krijgen om te leren, te groeien en ga zo maar door. Mensen moeten kundig zijn, maar enthousiasme is minstens zo belangrijk. Werkplezier straalt af op de klant en zo is de cirkel rond. Het is mijn doel om onze mensen te laten excelleren en zo oplossingen te bieden die de verwachtingen van onze klanten overtreffen.''