Chemiebedrijf Dow zet een belangrijke stap naar planmatig onderhoud

Dow en Dimensys trainden onderhoudsplanners van Dow om efficiënter met SAP om te gaan. Mede dankzij die training werden de werkvoorbereiders beduidend efficiënter en productiever; een belangrijke stap op weg naar efficiënt planmatig onderhoud door optimaal gebruik van SAP en goed getrainde mensen.

The Dow Chemical Company behoort tot de grootse chemiebedrijven van de wereld. Terneuzen herbergt één van de grootste chemische complexen van het bedrijf buiten de Amerikaanse staatsgrenzen. In het hart van de Zeeuwse site staan onder andere drie enorme krakers die lpg- en nafta-moleculen splitsen in koolwaterstoffen zoals ethyleen, propyleen en benzeen. Andere fabrieken van Dow gebruiken deze stoffen op hun beurt voor de productie van verschillende kunststoffen.

Age Balt - EMEAI Maintenance Productivity Leader - is verantwoordelijk voor het onderhoud van Dow locaties in heel Europa. Hij kent de locatie in Terneuzen als zijn broekzak. Zijn ‘onderhoudsteam’ met ervaring op verschillende disciplines, heeft te maken met kleine ad hoc verstoringen en preventief, correctief en projectmatig onderhoud. Daarnaast is het team medeverantwoordelijk voor de organisatie van groot onderhoud dat iedere acht jaar moet plaatsvinden. Hierbij wordt om beurten één van de krakers voor langere tijd stilgelegd.

Het onderhoud aan de complexe installaties van Dow vraagt om een efficiënte en kwalitatieve voorbereiding. In dit zogenaamde ‘Make Product Werkproces’ wordt de scope verwerkt in duidelijke werkpakketten. Die pakketten hangen weer samen met een grondige planning van interne en externe medewerkers, benodigde materialen, gereedschappen en apparatuur.

Verschillende systemen

De onderhoudsprocessen van Dow worden ondersteund door verschillende systemen, waaronder SAP Enterprise Asset Management (SAP EAM) en diverse aanpalende systemen zoals Oracle Primavera (scheduling) en GE Predix APM (risicomanagement). “We hebben SAP nodig om onze processen te sturen en werkpakketten op te stellen waarin alle mensen en materialen zitten die nodig zijn voor een klus. We merkten echter dat mensen het systeem niet op de meest efficiënte manier gebruikten”, vertelt Balt. “Ook constateerden we dat sommige Maintenance Group Leaders (MGL) inhoudelijk niet exact weten wat de werkvoorbereiders in SAP moeten verwerken om een werkpakket van goede kwaliteit samen te stellen. Op hun beurt hebben werkvoorbereiders veelal te weinig kennis van de productieplant. Mede doordat onze werkvoorbereiders de processen niet goed konden doorgronden, werden er soms verkeerde werkpakketten opgesteld. Dat leidt tot kapitaalvernietiging. Met als mogelijk gevolg dat mensen niet goed voorbereid of met te weinig informatie aan een klus moesten beginnen.”

Ook bleef de hoeveelheid opgestelde werkpakketten - en daarmee de hoeveelheid uit te voeren onderhoud - achter bij de gewenste doelstellingen. Robson Pollitz is één van de MGL’s bij Dow en nauw betrokken bij het project van Dimensys. “Na de implementatie van SAP hebben werkvoorbereiders vooral geleerd op welke knoppen ze moesten drukken, maar niet waarom. We lieten daardoor optimalisatiekansen liggen. Een productieve werkvoorbereider moet SAP op een slimme manier kunnen gebruiken.” Age Balt vult aan: “De knop moest om.”

Complex project

Dow schakelde Dimensys in om een training op maat te ontwikkelen waarin medewerkers geleerd werd om SAP optimaal te gebruiken en de productiviteit van werkvoorbereiders op het juiste niveau te krijgen. Hoewel dat eenvoudig klinkt, bleek de werkelijkheid uitdagender te zijn.

Asset Management expert Annemarie Burgemeester was namens Dimensys vanaf de eerste dag bij het project betrokken. Samen met Dow formeerden zij een team dat uit Dow en Dimensys collega’s bestond. “Na een uitgebreid onderzoek van het onderhoudsproces en de bijbehorende systemen, constateerden we al snel dat Dow een hoog-mature maintenance organisatie heeft. Toch bleek dat ze kansen lieten liggen omdat niet iedereen op een eenduidige manier gegevens vastlegt. Soms zag je dat er meerdere manieren van werken gehanteerd werden voor hetzelfde proces. Daarom moest Dow besluiten welke manier van werken leidend werd. Je wilt één antwoord, één manier van werken.”

Op deze manier onderzocht het team stapsgewijs hoe werkvoorbereiders bij Dow het beste te werk kunnen gaan en hoe SAP ze daarbij optimaal kan helpen. Burgemeester: “Onze PowerPoint groeide geleidelijk uit tot een document van honderden pagina’s die de werkwijze van Dow nauwgezet beschrijven.” Al die informatie werd vervolgens verwerkt in een training die zeven volle werkdagen duurt, inclusief een pittig examen. De focus van de training lag op de rol van werkvoorbereider. Tijdens de eerste 2 dagen werd echter ook gesproken over de diverse rollen in het `Make Product Werkproces`. Zo begrijpt iedereen wat zijn of haar eigen aandeel in de werkwijze is en wat de gevolgen van eventuele onvolkomenheden kunnen zijn. Vooralsnog volgden ruim tachtig mensen de training.

Ruim tachtig mensen getraind

Tijdens de volledig Engelstalige training leerden de Dow collega’s om meer verbanden te herkennen tussen de diverse rollen in de onderhoudsorganisatie. Ze leerden waarom ze doen wat ze doen en hoe hun eigen werk bijdraagt aan het totaalproces. “Mensen zien daardoor ook beter wat het effect van onvolkomenheden kan zijn op het totaalproces”, legt Annemarie Burgemeester uit. Een ander belangrijk voordeel voor de Zeeuwse vestiging van Dow is misschien wel de introductie van één, enkele, eenduidige manier van werken én een eenduidige manier waarop de systemen van Dow gebruikt worden. Ook in de toekomst blijft Dimensys betrokken bij het updaten van het trainingsmateriaal, het trainen van nieuwe medewerkers en medewerkers in andere rollen, én het opfrissen van de kennis van mensen die de training al gevolgd hebben. Op die manier borgt Dimensys de kwaliteit van het trainingsmateriaal en de manier waarop mensen bij Dow werken.

Eye-opening

Jack van Bendegem was als coördinator onderhoud nauw betrokken bij het project. “Al tijdens de pilottraining vertelden mensen dat ze functionaliteiten geleerd hadden waarvan ze niet wisten dat die bestonden”, vertelt hij. Dat enthousiasme had niet alleen betrekking op de procesflow van Dow, maar ook op de SAP user interface zelf. “De standaard mogelijkheid binnen SAP om shortcuts naar veelgebruikte functies te maken, kenden sommige mensen bijvoorbeeld niet.” 
MGL Robson Pollitz hoorde veel positieve geluiden over de training. “Mensen vonden het eye-opening”, vat hij de reactie van zijn collega’s bondig samen.

Minder stress, slinkende backlog

Het effect van de training is al zichtbaar. Van Bendegem: “In het verleden vond training on the job plaats. Mensen ontwikkelden hun eigen methodes en leerden die vervolgens anderen aan. Soms leverde zo’n alternatieve aanpak nét het verkeerde resultaat op. Nu leren we mensen heel gestructureerd hoe ze het systeem moeten gebruiken.” Pollitz: “Dat zie je terug. Er worden meer werkpakketten opgesteld, mensen zijn productiever en ik zie onze backlog voortdurend kleiner worden. Belangrijker nog: mensen zijn beduidend minder gestrest.”

Impact

Age Balt is te spreken over de aanpak en Dimensys. “Wat ze opleveren is bepaald geen brandhout. We maken nu efficiënter gebruik van onze systemen. Dimensys hanteert een heldere systematiek en bewaakt de kwaliteit nauwgezet. Ze laten zich niet beïnvloeden door de waan van de dag. Ze doen niet aan ‘u vraagt, wij draaien’, maar vragen kritisch door. Dat leidt tot prettige, vakinhoudelijke discussies.” Het werk van Dimensys heeft veel impact. “Geleidelijk gaan we over naar efficiënt planmatig onderhoud door optimaal gebruik van SAP en goed getrainde mensen. Dat is een geweldig veranderproces. Dit project draagt daar zeker aan bij, het is één van de puzzelstukken.”

Meer weten over SAP Maintenance & Service Management opleidingen van Dimensys? Download onderstaand de studiegids.