Patrick Beks, 10 september 2020

Heijmans komt sneller tot de kern van de data-goudmijn dankzij Process Mining

Bouwen begint met organiseren, is het devies van Heijmans Kabel- en Leidingsystemen. Organiseren begint met data, voegen wij daar graag aan toe. Maar hoe voorkom je dat je kostbare tijd verliest aan het analyseren van onnodige data? Daarvoor hebben we Dimensys Process Insight ontwikkeld. Een nieuwe service die we samen met Heijmans op de proef stelden. Met inzicht, focus en optimalisatie als smaakmakende uitkomsten.

Uitkomsten die op hun beurt weer goed aansluiten bij de strategie “Verbeteren, verslimmen, verduurzamen” van bouwbedrijf Heijmans, waar Heijmans Kabel- en Leidingsystemen onderdeel van uitmaakt. Door te sturen op voortdurende kwaliteitsverbetering, innovatie en integraliteit realiseert Heijmans toegevoegde waarde voor haar klanten.

“Met data als het spreekwoordelijke nieuwe goud zien we dat organisaties en bedrijven steeds vaker process mining toepassen, software waarmee je dat goud als het ware kunt opdiepen”, legt senior business consultant Patrick Beks uit. “Maar vaak ligt dat goud, oftewel al die data, verspreid over verschillende mijnen, of eigenlijk bedrijfsonderdelen. Dan kan het dus een behoorlijke zoektocht zijn om de juiste goudklompjes te vinden. Daarom hebben we Dimensys Process Insight ontwikkeld: een handige tool waarmee een bedrijf meteen in de juiste mijn kan delven.”

Afbeelding1

 

Een krachtige basis: het Digitaal Samenwerkings Platform

Een mooie woordspeling, aangezien de expertise van Heijmans Kabel- en Leidingsystemen ook in ‘de bodem’ zit. Namens netbeheerders is het bedrijf onder andere verantwoordelijk voor het realiseren en aanpassen van gas-, water- en elektra-aansluitingen en de communicatie daaromheen. Die communicatie omvat een enorme wirwar van informatie-uitwisseling door verschillende betrokken partijen over het proces van de werkzaamheden. Om dat in goede banen te leiden, werken netbeheerders en aannemers in deze branche via het Digitaal Samenwerkings Platform (DSP): een berichtenplatform waarop een verzameling gestandaardiseerde berichten volgens een vastgesteld proces tussen die twee partijen wordt uitgewisseld.

“Ons werk vergt goede organisatie en kennis om alle kabels en leidingen veilig en slim aan te leggen. Dat betekent een proces van heel veel administratieve handelingen, voorbereiding en checks”, licht bedrijfsleider William Adrian van Heijmans toe. “Van het regelen van de verkeersmaatregelen tot een bodemanalyse of ervoor zorgen dat mensen thuis zijn op de betreffende locatie. Dat gaat aan de lopende band door, aangezien we zo’n tweehonderd opdrachten per week doen, jaar in, jaar uit. Dan is het dus heel belangrijk dat we alles in één keer goed doen, zodat we onze mensen zo efficiënt en effectief mogelijk inzetten en de klant uiteindelijk tevreden is.”

Processtappen leveren een schat aan digitale footprints

Daarbij biedt het DSP uitkomst. “Omdat alle processtappen via dat platform te volgen zijn, levert het een schat aan digitale footprints op”, vertelt Beks. “Eigenlijk zijn al die stappen ijkpunten in het proces. Aangezien het DSP gestandaardiseerde informatie-uitwisselingsmomenten kent, brengt dat ideale data met zich mee om process mining op toe te passen en zo inzichtelijk te maken of het proces volgens de standaard verloopt, waar eventuele knelpunten zitten en waardoor deze worden veroorzaakt.” 

Maar in zo’n gigantische hoeveelheid data kun je ook snel ‘verzuipen’, waardoor de gewenste efficiëntieslag juist niet of te langzaam tot zijn recht komt. “Daarom is het belangrijk om te weten welke data je precies uit het systeem wilt halen”, licht Beks toe. “Vanuit die gedachte hebben we samen met Heijmans en Minit, onze process mining softwareleverancier, een succesvolle methodiek ontwikkeld om snel vruchten te plukken van process mining. Dat is Dimensys Process Insight.”

Afbeelding2Process Mining en Lean Six Sigma als gouden greep

De meerwaarde van Process Insight zit ‘m in de combinatie met Lean Six Sigma, de managementstrategie waarmee de kwaliteit van productie- en administratieve processen stap voor stap verbeterd kan worden. Die combinatie bleek een gouden greep. “Bovendien is Heijmans een gerespecteerde Six Sigma-organisatie die zelf al de eerste stappen met process mining had gezet. Daarom zagen we een uitgelezen kans om met deze drie partijen de methode verder te professionaliseren en in de praktijk te toetsen”, vat Beks samen.

Voor Heijmans stonden twee strategische focuspunten centraal: het verhogen van het financieel rendement en de klanttevredenheid. Adrian: “Oftewel, waar en hoe worden die twee aspecten in het proces belemmerd? En in hoeverre betreft dat aspecten waar wij als bedrijf directe invloed op hebben? Als bijvoorbeeld een klant na een bevestigde afspraak niet thuis is, dan hebben wij veel extra werk en kosten om zaken als tijdelijke verkeersmaatregelen, vergunningen, et cetera af te zeggen en om deze klus nogmaals in te plannen: opnieuw klantcontact, bevestigingsmails, aanvragen, organiseren, enzovoort. Dat is dus een knelpunt in het proces waar wij wel last van, maar geen invloed op hebben.”

Strategische focuspunten vertalen naar meetbare eenheden

Het bepalen van de zogeheten beïnvloedingsfactoren is dan ook een essentieel onderdeel van Process Insight. “En dan komt Lean Six Sigma om de hoek kijken, omdat een organisatie daar een zogeheten CTQ-flowdown uit kan halen”, springt Beks in. “De CTQ’s, oftewel Critical to Qualities, geven aan welke organisatorische elementen doorslaggevend zijn voor het behalen van de strategische focuspunten, zoals in het geval van Heijmans dus financieel rendement en klanttevredenheid. Via een flowdown bepaal je welke meetbare eenheden een relatie hebben met deze elementen. Op deze meetbare eenheden pas je vervolgens process mining toe in de zoektocht naar invloedsfactoren. Als het je niet lukt om een vraagstuk uit te drukken in dergelijke meetbare eenheden, begrijp je onvoldoende van het probleem om het te kunnen oplossen.”

Zonder een CTQ-flowdown zoekt een organisatie eigenlijk naar een speld in verschillende hooibergen. Natuurlijk kun je met process mining al die hooibergen gaan uitpluizen om uiteindelijk de speld te vinden, maar dankzij de combinatie met Lean Six Sigma in Process Insight en de daaruit voortvloeiende gespecificeerde data weet je al precies in welke hooiberg de speld zich bevindt en hoef je alleen daar te zoeken. Pure tijdswinst dus, waarmee de organisatie veel eerder tot de kern en uiteindelijke handvatten voor procesverbetering komt.

Een CTQ-flowdown maakt data concreet en bespreekbaar

“Voor ons waren concrete CTQ’s bijvoorbeeld hoe vaak er een herbewerking plaats moet vinden, wat de doorlooptijd tussen processtappen is of hoe vaak een klus in een wensweek en op de afgesproken datum wordt uitgevoerd”, aldus Adrian. “Zo sluis je door alle data heen om de juiste output daaruit te halen”, vult Beks aan. “Met een CTQ-flowdown wordt inzichtelijk hoe meetbare elementen bijdragen aan de strategische doelen van een bedrijf. Zo worden ze concreet en bespreekbaar, om ze vervolgens te verbeteren. Simpel gezegd laat je de data voor jouw organisatie spreken.”

Zodoende kreeg Heijmans met Process Insight een sterk hulpmiddel in handen om het proces over de hele keten te monitoren en waar nodig bij te sturen. “Deze werkwijze geeft op eenvoudige wijze inzicht in de aandachtspunten waarop extra winst te behalen is”, concludeert Adrian. “Daarnaast was het project met Dimensys waardevol omdat we nu meer kennis hebben over de mogelijkheden van process mining.”

Afbeelding3

 

Non-stop leergierig om nooit concessies in kwaliteit te doen

Een inzicht waarin voor Dimensys zelf ook de winst zit, benadrukt Beks. “Wij zijn non-stop leergierig. We willen onze kennis up-to-date houden en doorlopend onderzoeken hoe innovaties antwoord kunnen geven op marktbehoeften. Zodat we als gepassioneerde kennisleiders nooit concessies in de kwaliteit van onze dienstverlening hoeven te doen. Dankzij dit project met Heijmans en Minit, die hierbij twee frisse afstudeerders met een open blik betrokken, kunnen we een datagedreven manier voor procesoptimalisatie aan ons dienstenpakket toevoegen.”

Niet dat het werk nu klaar is, want de blik van Dimensys is altijd gericht op nieuwe mogelijkheden en verbeteringen, zegt Beks tot besluit: “Binnen het project met Heijmans gaan we bijvoorbeeld nog verder kijken naar andere voordelen van Process Insight. Zo zou het in de toekomst kunnen bijdragen aan de opsporing van knelpunten binnen het DSP in een vroeg stadium, om die weer met de diverse netbeheerders te bespreken. Met de domeinkennis van Dimensys op het gebied van Projecten, Service en Onderhoud kunnen we op dit groeipad in korte tijd grote stappen zetten.”

Behoefte aan een eerste, verkennende kennismaking met Dimensys Process Insight? Dimensys heeft de expertise in huis om jouw organisatie op weg te helpen. Neem contact op.

Lees gerelateerde blogs:

Vraag een demo van Minit Process Mining aan >