Martijn van Dam & Stephanie Meertens, 21 juni 2021

Hoe verhuur je herbruikbare transportverpakkingen binnen SAP?

Bij reguliere verhuur registreer je direct bij de uitleen wanneer de assets  retour komen. Beschikbaarheid, facturatie en andere processen zijn met standaardoplossingen af te dekken. Maar wat als de retourstroom leidend is in het verhuurproces en de sturing vanuit logistiek moet plaatsvinden? Biedt SAP dan nog steeds uitkomst? 

Bedrijven die verhuisdozen, kratten, containers, vaten of andere herbruikbare verpakkingsmaterialen verhuren hebben hun eigen unieke uitdagingen. Zo willen de meeste huurders gelijk ook het transport van de verpakkingsmaterialen regelen. Daarnaast wordt de herbruikbare verpakking meestal voor derden ingezet. Hiermee kan een keten van ‘onderhuurders’ ontstaan. In deze keten is het exacte retourtijdstip  lastiger te bepalen, wordt de borgregistratie complexer en is de staat waarin het gehuurde retour komt moelijker te voorzien. 

Bij de verhuur van herbruikbare verpakkingen:

  • stuur je op retourstromen;
  • moet de doorlooptijd hoog zijn;
  • is extra aandacht voor controle en reiniging nodig;
  • houdt een geïntegreerde aanpak het proces beheersbaar. 

Herbruikbare-verpakkingsmaterialen-binnen-SAP-verhuren

Herbruikbare verpakkingen verhuren draait om logistiek 

Bij de verhuur van herbruikbare verpakkingen speelt niet het standaard verhuurproces, maar het logistieke proces de hoofdrol. De verhuurder levert niet alleen verpakkingen, maar zorgt ook dat ze op locatie komen. Dat vereist inzet van de logistieke modules van SAP. Maar die zijn niet berekend op retourontvangst van goederen. 

Oplossen met maatwerk? Liever niet

Verhuurbedrijven van herbruikbare verpakkingen lossen dit probleem veelal op door maatwerk in te zetten. Dit kan een complexe aaneenschakeling van Excel-sheets zijn, of een kostbare eigen applicatie. Zulke oplossingen helpen in eerste instantie, maar zijn al snel niet goed beheersbaar. De koppeling met facturatie en administratie geeft problemen. Omdat het maatwerk gelijke tred moet houden met updates aan de reguliere bedrijfssoftware nemen de kosten na verloop van tijd toe. 

Het opzetten van een logistiek verhuurproces binnen SAP

Het kan ook anders. Binnen SAP is een eigen proces op te zetten waarbij een verhuur op basis van logistiek centraal staat. Planning en voorraadreservering worden op een veilige manier losgekoppeld van actuele voorraad. Hierdoor ontstaat ruimte om met de unieke eisen van herbruikbare verpakkingsverhuur rekening te houden. Deze aanpassingen ondersteunen het hele proces binnen SAP.  Aan het einde van de verhuur kan de verdere afhandeling (facturatie) via de reguliere kanalen verlopen. 

Werken binnen de standaard van SAP

Bij deze aanpak werkt het verhuurproces binnen de standaard van SAP. Op basis van salesorders worden de goederenbewegingen geregistreerd en gefactureerd. Hetzelfde geldt voor de planning van controles en de reiniging van het verhuurde materiaal. Door geretourneerde verpakkingen te voorzien van een batchnummer maken de schoonmaak en controle naadloos onderdeel uit van het verhuurproces. 

Alle data binnen één geïntegreerd dashboard 

Omdat alle data binnen SAP blijft, zijn deze ook integraal te benaderen en effectiever te gebruiken. Zo zijn alle gegevens rondom het verhuurproces in één dashboard te integreren. Dat maakt sturen op uitzonderingen mogelijk. Een planner ziet direct wat er op voorraad is, wat er onderweg is en wat er nog gecontroleerd moet worden. Door op afwijking van de norm te filteren, kan direct op problemen gereageerd worden. 

Managementrapportages houden proces beheersbaar 

Dezelfde data zijn ook in te zetten om betrouwbaar de voorraad te voorspellen. Daarnaast kunnen andere details geregistreerd worden. Dat maakt het mogelijk om meer inzicht in omliggende factoren te krijgen zoals bijvoorbeeld werkuren per shift, waterverbruik per order en slijtage per verpakking. Met zulke rapportages kan management gericht op cijfers sturen en zijn planningen voor de langere termijn beter te onderbouwen. 

Geen circulaire economie zonder herbruikbare verpakkingen 

De verhuur van herbruikbare verpakkingen is een belangrijk aspect van de circulaire economie. De sector die dit aanbiedt, groeit dan ook gestaag. Uitdagingen op het vlak van registratie en procesaansturing lijken die groei te remmen. Dat is niet nodig. Verhuren op basis van een logistiek proces is goed te integreren binnen SAP. Dit houdt het verhuurproces beheersbaar én verbetert de informatievoorziening richting klanten. 

Benieuwd hoe Dimensys jouw organisatie kan helpen haar herbruikbare verpakkingsverhuurprocessen soepeler in SAP te integreren? Neem contact op; we denken graag met je mee!

Ontvang de vervolgblogs per mail

Wil jij weten hoe je de duurzame logistiek van herbruikbare transportverpakking digitaliseert en kansen hierin niet onbenut laat? Hou de komende maanden onze vervolgblogs over dit onderwerp dan goed in de gaten. Meld je nu aan voor onze blog-updates.

Meld je aan: 

Meer informatie

Meer weten over de digitalisering van logistiek? Lees dan de blogs: