Data is de voedingsbodem voor je bedrijf. Kloppende data maakt het mogelijk om bedrijfsprocessen efficiënter in te richten en beter sturing te geven aan de organisatie. Gek genoeg is masterdatamanagement bij veel organisaties nog geen topprioriteit. Hoe krijg je als bedrijf weer controle over je data en ben je daarmee in staat besluiten op basis van betrouwbare data te nemen?
Organisaties stellen vaak te weinig prioriteit aan het juist invoeren, opslaan en onderhouden van data. Daardoor is data niet altijd volledig, actueel, noch beschikbaar vanuit één systeem. Als medewerkers merken dat data niet kloppen, nemen ze het heft in eigen handen. Ze willen immers toch inzicht hebben in hun processen en maken daarom zelf exports van data naar applicaties waarin ze naar hartenlust kunnen experimenteren en analyses kunnen doen. Dit brengt een risico op foute invoeringen en een onvoldoende kwaliteit van data met zich mee. En maakt het lastig te bepalen welke data aan managementkeuzes ten grondslag liggen.
Houd je data kloppend
Keuzes over de wijze waarop data worden behandeld en verwerkt, worden in de praktijk door de business gemaakt. Deze keuzes kunnen later een negatief effect hebben op de bedrijfsvoering. Processen die voorheen ondersteund werden door toepassingen in een ERP-systeem zijn niet meer praktisch uitvoerbaar.
Neem bijvoorbeeld bepaalde prijscondities bij het inkopen van materialen. Wanneer deze condities door eerder gemaakte keuzes niet meer door het systeem ondersteund worden, worden inkoopmaterialen alsnog via een andere manier ingekocht. Dit kan op den duur voorraadverschillen en administratieve correcties tot gevolg hebben.
Een ander voorbeeld: wanneer de leveringstijd van een artikel niet tijdig wordt bijgewerkt, kan dit uiteindelijk tot extra administratieve handelingen leiden. Of met nog grotere gevolgen: essentiële grondstoffen worden niet volgens de verwachting geleverd, waardoor de productie niet volgens planning kan starten.
Inzicht in keuzes en gevolgen
Data ontstaat dus in de primaire processen. Als financieel controller ben je enorm afhankelijk van de volledigheid, betrouwbaarheid en validiteit van deze data. Keuzes die door de business over data worden gemaakt, kunnen later onvoorziene problemen opleveren.
Een zogenaamde data flow chart kan hierin uitkomst bieden. Het laat de business zien of gemaakte keuzes daadwerkelijk het gewenste effect opleveren. Het geeft direct inzicht in de onderlinge afhankelijkheid van data en helpt om dieper na te denken over de bedrijfsvoering. Een ERP-systeem kan nog zo goed aansluiten op de organisatie, als de ingevoerde data niet correct is, zal het proces ook niet het gewenste resultaat opleveren.
Structurele aandacht
Succesvol masterdatamanagement vereist continu onderhoud. Begin daarom met het opzetten van een data flow chart. De data chart is tevens een goed middel om medewerkers te betrekken bij en bewust te maken van de inrichting van masterdatamanagement en de daarbijbehorende keuzes en consequenties. Correcte data is van levensbelang voor elke organisatie. Masterdatamanagement verdient daarom structurele aandacht. Niet alleen van IT, maar ook van de business. Als manager wil je immers keuzes maken op basis van correcte, inzichtelijke en betrouwbare data.
Heb je hulp nodig bij het organiseren van jouw masterdatamanagement? Neem dan gerust contact op via bjorn.staassen@dimensys.nl of via +31 (0)73 68 68 750.
Meer weten? Lees deze blogs:
- [blog] ‘Eerst hadden ProRail en aannemers het over conflicten in data, nu zoeken we echt de samenwerking op’
- [artikel] Strategisch bouwbeheer vereist integraal asset management
- [artikel] Centraal databeheer in de design fase van waarde voor installateurs
In onderstaand informatiepakket delen wij hoe ProRail, met hulp van Dimensys, haar assets datagedreven managet:
