Nieuw digitaal verhuurproces BAM Infra Materieel: ‘Onze medewerkers kunnen niet meer zonder’

Van bouwkeet en hekwerk, tot wegafzettingen, bedrijfswagens en koffiezetapparaten. Allemaal bouwbenodigdheden die BAM Infra Materieel verhuurt aan interne bedrijfsonderdelen van BAM. Kortgeleden gebeurde dat nog via een handmatig analoog proces. Dat kon efficiënter. Daarom ontwikkelden procescoördinator Pieter Dalsheim en vestigingscoördinator Rob Goijens, samen met Dimensys, een digitaal verhuurproces waarin de uitvoerende organisatie al haar materieel en materiaal eenvoudig en snel kan bestellen. 

BAM Infra Nederland is een van de twee Nederlandse werkmaatschappijen van Koninklijke BAM Groep, het grootste bouwconcern van Nederland. BAM Infra werkt elke dag aan infrastructurele oplossingen. Denk daarbij aan de bouw van rotondes, fietsbruggen en autotunnels. Maar bijvoorbeeld ook aan het aanleggen van drinkwaterleidingen, huisaansluitingen en laadpalen. BAM Infra Materieel ontzorgt alle operationele bedrijfsonderdelen van BAM Infra Nederland op het gebied van materieel, bedrijfswagens en warehousing and expedition.

Telefoon, papier en wachttijd

Het oude verhuurproces ging heel anders in zijn werk, legt Pieter Dalsheim uit: “De uitvoerende organisatie belde en mailde naar BAM Infra Materieel om materieel en materiaal te bestellen. Werknemers van de diverse decentrale materieeldiensten verwerkten deze orders vervolgens via een handmatig, analoog proces. Veelal kwam de uitvoerende organisatie de bestelling de volgende dag afhalen bij een van de decentrale vestigingen.”

Die werkwijze had een aantal nadelen, vertelt Rob Goijens: “Die manier van werken was foutgevoelig en bovendien tijdrovend. Daardoor konden we ons materieel minder vaak verhuren dan we wilden en dus niet maximaal inzetten. De fysieke voorraad van materialen kwam niet altijd overeen met de administratie. En bij het afhalen van de bestellingen stonden er vaak rijen bij de magazijnen. Dat was chaotisch voor onze medewerkers en zonde van kostbare productietijd. We realiseerden ons dat dat slimmer en efficiënter kon.”

Een geïntegreerd digitaal verhuurportaal

“We vroegen Dimensys om samen met ons een oplossing te bedenken”, vertelt Dalsheim. “We zochten naar een manier om het proces te optimaliseren om de uitvoerende organisatie maximaal te ondersteunen. Toen hebben we samen een volledig digitaal verhuurportaal bedacht. De basis van het portaal is SAP Equipment & Tools Management (ETM), aangevuld met Prefab SAP add-ons van Dimensys. De gebruikersinterface hebben we gebouwd in SAP Fiori.”

In het digitale verhuursysteem van BAM Infra Materieel zijn vijf logistieke processen geïntegreerd. Via een webshop reserveren medewerkers materieel en materialen op een eenvoudige, gebruiksvriendelijke manier. Dalsheim: “Een webshop leek ons een goed idee, omdat onze collega’s als consument gewend zijn om met webshops te werken. We verwachtten dat zij snel en intuïtief met deze oplossing aan de slag zouden kunnen. In de productinformatie van de webshop-items leest de besteller alles over onderhoud, veiligheidsmaatregelen en werkinstructies.”

“De zogenaamde coördinator cockpit faciliteert de coördinators die de bestelprocessen achter de schermen begeleiden”, vervolgt Dalsheim. “De cockpit biedt een overzicht van alle reserveringen en de acties die coördinators daarvoor moeten ondernemen. Vanuit hier zetten zij de bestellingen door naar orderpickers.”

“Die orderpickers werken voortaan met een digitale picklijst in plaats van met een papieren”, legt Goijens uit. “Hiermee kunnen ze bestellingen eenvoudig samenstellen en wordt de voorraad automatisch geüpdatet. In het onderdeel mijn materieel kunnen onze collega’s de status van hun besteld materieel inzien en materieel retour melden. En wanneer zij problemen ervaren bij het gebruik van het portaal, kunnen ze vragen stellen via de geïntegreerde helpdesk.”

Processen aanpassen

Om klaar te zijn voor de overstap naar een digitaal verhuurproces, moest BAM Infra Materieel nog wel wat voorwerk doen. Goijens: “We hebben de transitie aangegrepen om onze materiaal- en materieellocaties opnieuw te ordenen, en we zijn foto’s en beschrijvingen gaan maken van alle producten die we aanbieden. Dat was in het begin een flink karwei. Nu moeten we vooral zorgen dat het aanbod actueel blijft. De uitvoerende organisatie heeft inmiddels de keuze uit meer dan 3.500 items. In de webshop zien en lezen zij nu precies wat ze bestellen.”

Blijven doorvragen

“Dimensys heeft ons enorm geholpen bij het digitaliseren van ons proces”, vertelt Dalsheim. “Naast de technische expertise die de consultants met zich meebrengen, wisten ze ook precies te achterhalen wat wij wilden. Dat deden ze door alsmaar door te vragen. Dat was voor ons even wennen, maar dat heeft er wel voor gezorgd dat de oplossing precies aansluit op de werkwijze die wij voor ogen hadden. Wat ik daarbij fijn vond, was het directe, persoonlijke contact met het team van Dimensys. Dat heeft veel bijgedragen aan het succes van dit project.”

Angelique Weijmans-van Esch, Business Consultant bij Dimensys, was onderdeel van dat team. “We hebben het project heel gedegen en iteratief aangepakt. We hebben telkens stukjes van de applicatie gebouwd en kleine testcases gedraaid. Daarvoor hebben we eerst honderd materialen ingeladen en voor een paar projecten het hele proces doorlopen op zoek naar uitzonderingen. De lessen die we daaruit leerden, hebben we telkens meegenomen in volgende iteraties. Op die manier hebben we een succesvolle oplossing gemaakt die breed toepasbaar is binnen BAM Infra Nederland.”

Meer controle dankzij structuur

Het integrale verhuurproces heeft geleid tot een enorme verandering bij BAM Infra Materieel en de uitvoerende organisatie. “We hebben een betere controle over onze voorraden, omdat er nog maar één centrale informatiebron is en we dus precies weten waar de verhuurde assets zich bevinden. En op de werkvloer van onze vestigingen heerst eindelijk rust, doordat we heel gestructureerd te werk gaan. In plaats van de hele dag een rinkelende telefoon, zien onze coördinatoren de bestellingen op grote schermen binnenkomen", aldus Goijens. 

‘’We hebben een betere controle over onze voorraden.’’

“Er zijn ook minder fouten bij het bestellen, omdat uitvoerders alle informatievelden moeten invullen en op afbeeldingen meteen zien of hetgeen ze bestellen overeenkomt met hun verwachtingen. Minder bestelfouten betekent dat wij tijdiger uit kunnen leveren, dat we minder verkeerde uitleveringen doen en dat minder projecten vertraging oplopen. Doordat de webshop gebruiksvriendelijk en laagdrempelig is, wordt er ook meer besteld dan vroeger.”

“Bovendien sturen wij geen interne facturen meer”, vult Dalsheim aan. “In het gedigitaliseerde proces worden de kosten wekelijks naar de projecten doorbelast. Daardoor hebben de diverse bedrijfsonderdelen van BAM Infra Nederland een betere project control en minder kosten voor factuurverwerking.”

We kunnen niet meer zonder

“In de toekomst gaan we hier nog veel meer plezier van hebben”, verwacht Goijens. “Het digitale proces levert ons namelijk een hoop gebruiksdata en stuurinformatie op. Daar kunnen we in de toekomst van profiteren. Zo is de basis gelegd voor de toepassing van nieuwe technologieën als Predictive Maintenance, waarmee we het preventief onderhoud aan ons materieel kunnen voorspellen en de beschikbaarheid van ons materieel nog verder kunnen verhogen.”

“Collega’s op de vestigingen zijn nu al enthousiast. Zij vertellen me dat ze niet meer zonder kunnen. Dat vind ik heel bijzonder, omdat we pas twee jaar over zijn op deze gestandaardiseerde werkwijze. Het is niet voor niets dat andere divisies van BAM Infra Nederland alles willen weten over onze aanpak.”, concludeert Goijens ten einde van het interview. 

Software voor het digitale verhuurproces

BAM Infra Materieel maakt gebruik van SAP Equipment & Tools Management (ETM) in combinatie met Prefab SAP add-ons van Dimensys. Dit product wordt niet meer doorontwikkeld en is end-of-life in 2025. 

Als oplossing hebben SAP en BearingPoint onder de paraplu van het Joint Strategic Partner Co-Innovation Program SAP ETM doorontwikkeld tot ETM.next. De oplossing ondersteunt het end-to-end-proces van interne en externe verhuur van materiaal en materieel. Het proces is verder vereenvoudigd met een materieelwebshop, een uitgebreid planbord, een mobile app voor orderpicken en geofencing. ETM.next is een SAP Industry Cloud Solution die voldoet aan de eisen van de IT-architectuur van morgen als onderdeel van het Intelligent Enterprise Model. De oplossing is stand-alone, maar ook geïntegreerd in een SAP-landschap in te zetten.

Wil je meer weten?

Benieuwd hoe je de verhuur in jouw organisatie kunt optimaliseren? SAP biedt een set krachtige tools en wij staan klaar om je daarbij te helpen. Of lees ook:

• De 4 succesfactoren voor efficiënt materieelverhuur
• Strukton beheert materieel maximaal efficiënt met SAP ETM
• Zo digitaliseert u uw verhuurproces met SAP

In onderstaand whitepaper lees je hoe je het IT-landschap van jouw bouwbedrijf toekomstgericht maakt: