S/4HANA Finance versus SAP ECC (R/3)

Er komen steeds meer verhalen naar buiten van klanten die daadwerkelijk aan de slag gaan met SAP Simple Finance of zelfs S/4HANA Finance. SAP Finance is (technisch) vereenvoudigd en biedt in combinatie met de SAP HANA In-Memory database nieuwe mogelijkheden, waaronder real-time analytics, voorspellende analyses en scenarioplanning. Maar voor velen is de vraag: wat verandert er in S/4HANA Finance voor gebruikers? Welke functionaliteiten zijn toegevoegd en weggelaten? 

‘’Waar voorheen de focus lag op rapportages, verschuift deze naar de voorspellende waarde van (embedded) analytics.’’, stelt Kai Finck, Sr. Vice President bij SAP. De introductie van de SAP HANA In-Memory database maakt een snellere verwerking van data mogelijk, waardoor big data en real-time analytics scenario’s voor menig organisaties bereikbaar worden. Helaas zijn ERP-systemen vaak erg complex en daarmee onvoldoende wendbaar om organisaties te ondersteunen bij het inspelen op de snel veranderende behoeften in de markt.

SAP zag deze noodzaak en begon haar Finance module te herschrijven tot SAP Simple Finance (en later ook Simple Logistics), waarmee klanten optimaal gebruik kunnen maken van de HANA In-Memory database. Inmiddels is het voormalige SAP ERP-systeem herschreven en wordt aangeboden als S/4HANA Enterprise Management. Bouwers BAM Infra Nederland en Jan Snel zijn gebruikers van het eerste uur. 

Wat is S/4HANA Finance?

S/4HANA Finance vormt het fundament van SAP’s nieuwe suite S/4HANA Enterprise Management. Met deze oplossing verwijdert SAP de traditionele grenzen tussen transactionele, analyse- en planningssystemen en kunnen alle financiële doorsneden real-time geanalyseerd worden. Financiële consolidatie van verschillende bedrijfsonderdelen en real-time analyses voor onder andere Treasury en Risk Management worden mogelijk.

De belangrijkste voordelen van SAP S/4HANA Finance:

1. Single version of truth: de volledige organisatie werkt met dezelfde versie van de waarheid;
2. Real-time financiële processen: rapportages en analyses die voorheen dagen duurden om te draaien, zijn teruggebracht naar enkele minuten of zelfs seconden;
3. Dynamische planning en analyses: planningen en analyses passen zich aan externe data aan, zoals prijsschommelingen in de markt.

Real-time analyse met behulp van de SAP Digital Boardroom (SAP). 

Opvallende zaken in S/4HANA ten opzichte van SAP ECC

1. Universeel grootboek brengt Controlling en Financial Accounting samen

In S/4HANA wordt de ‘universal ledger’, ofwel het universele grootboek, geïntroduceerd. Hierin komen de CO (Controlling) en FI (Financial Accounting) werelden samen. Als gevolg hiervan zijn CO-boekingen als doorbelasting van uren of afrekeningen in S/4HANA ook zichtbaar in het grootboek. Daarnaast verdwijnen de secundaire kostensoorten. Deze kostensoorten worden namelijk ook opgevoerd als een grootboekrekening.

2. Alle data in één tabel

SAP ECC R/3 maken gebruik van diverse index- en totalentabellen voor (financiële) rapportages. Het grote verschil met S/4HANA is dat hiermee alle data in één enkele tabel, genaamd ACDOCA, wordt opgeslagen. Met deze tabel ontstaat een ‘single source of truth’. Deze technische aanpassing heeft met name invloed op de manier waarop data in rapportages worden aangeroepen. Zware rapportages kunnen vele malen sneller worden gedraaid en real-time analytics wordt gemeengoed. SAP betoogt dat het systeem sneller wordt door vereenvoudigde aansluitcontroles en verminderde reconciliatie. Mijns inziens zijn deze voor de gemiddelde gebruiker zelden een grote bottleneck.

Het grote voordeel van het werken met één tabel is de snelheid van rapportages. De bedrijfs- en financiële administratie wordt geïntegreerd, wat de aansluiting tussen beide inzichtelijk maakt. Met name als men in de data wil drillen, dus inzichtelijk wil krijgen waar iets vandaan komt, is het ideaal dat CO-boekingen zichtbaar zijn in het grootboek. Ook zwaardere analyses zijn door het gebruik van 1 tabel en de HANA snelheid makkelijker op te vragen. De gebruiker hoeft niet altijd eerst naar een analysetool als BW of BO om deze zwaardere analyses te maken.

3. Crediteuren en debiteuren worden Business Partners

Een grote verandering in S/4HANA betreft het feit dat er niet meer wordt gesproken over debiteuren en crediteuren, maar over Business Partners. Dit betekent dat klanten en leveranciers centraal worden onderhouden. Hierdoor verandert niet alleen de werkwijze bij het aanmaken van debiteuren en crediteuren, maar vervaagt ook de functionele scheiding tussen beide. Dit is een aandachtspunt voor administratie en/of controlling, aangezien het risico bestaat dat gebruikers debiteuren en crediteuren met elkaar verwisselen.

4. Uitbreiding van te gebruiken valuta's per boeking

Daarnaast kunnen in SAP R/3 en ECC tot maximaal 3 valuta’s in één boeking worden gebruikt. In S/4HANA Finance kan het aantal te gebruiken valuta’s naar gelieve worden uitgebreid. Dit is een enorme uitkomst voor multinationals, die vaak werken met maar liefst 10 verschillende valuta’s.

5. Vereenvoudigde controle van kredietlimieten

In S/4HANA is de controle van kredietlimieten sterk vereenvoudigd. Kredieten kunnen hier enkel 1 mogelijke reactie ontvangen, namelijk “Foutmelding: Het bedrag is met X Euro overschreden’’. Andere reacties zijn niet meer van toepassing. Een nadeel is dat het systeem hiermee geen onderscheid meer maakt tussen scenario’s, bijvoorbeeld of de limiet voortkomt uit een hard debiteurensaldo of dat het een aangegane verplichting betreft.

6. Gebruiksvriendelijke interface voor incidentele SAP gebruikers

Speciaal voor incidentele SAP-gebruikers, zoals medewerkers die de goederenontvangst verwerken, zijn Fiori Apps geïntroduceerd. SAP biedt honderden gebruiksvriendelijke apps met een look & feel die aansluit bij wat men van consumentenapplicaties reeds gewend is. Voor de heavy users op de administratie is er weinig voordeel te behalen met een overstap naar het gebruik van Fiori Apps. Zij zullen blijven werken met de vertrouwde interface SAP GUI. Bij iedere release worden nieuwe SAP Fiori Apps geïntroduceerd, dus houd ze in de gaten om geen interessante rapportages te missen.

Voorbeeld van een Fiori interface voor een Accounts Payable Manager (SAP). 

7. S/4HANA Cash Management is een aparte module

Tot slot is cashmanagement in S/4HANA Finance een aparte module geworden, te weten SAP Cash Management powered by SAP HANA. SAP heeft een aantal mooie apps toegevoegd voor cash posities en cash pools. Daarnaast kunnen house banks, gebruikt voor het beheren van interne betalingen, per app worden aangepast zonder dat hier maatwerk voor nodig is. De schaduwzijde is dat voor deze oplossing in S/4HANA een aparte licentie nodig is.

Moet u als ECC R/3 gebruiker overstappen?  Dat hangt af van uw specifieke situatie. Evalueer de functionele wijzigingen en kijk of er in uw geval genoeg voordeel te behalen. Tip: Lees "Building a Business Case for S/4HANA Finance" voor een genuanceerd beeld van SAP S/4HANA Finance. 

Deze blog bevat mijn persoonlijke mening en deze hoeft niet te stroken met Dimensys.

Lees meer over S/4HANA: 

• BAM Infra Nederland standaardiseert processen met S/4HANA
• Hoe lang wordt mijn SAP-versie nog ondersteund en wanneer stap ik over naar S/4HANA?
• Jan Snel legt met S/4HANA de basis voor internationale expansie
• Medexs bewijst het: je kunt S/4HANA in 3 maanden implementeren
• Migratiescenario's naar S/4HANA Enterprise Management

Wilt u meer weten? Neem dan contact op.

Ontvang onze blogs per mail: