Sinds de eerste release van SAP S/4HANA in 2014 heeft de nieuwste ERP-oplossing van SAP een flinke ontwikkeling doorgemaakt. Wat begon als Simple Finance, een 'next-gen' financiële oplossing, is inmiddels een volledig revolutionair ERP-systeem. Ondanks dat het systeem dus zeker niet nieuw is, worden er in de praktijk soms verkeerde implementatiekeuzes gemaakt.
Deze verkeerde keuzes worden gemaakt, omdat traditionele implementatiewijzen niet altijd passen bij een dergelijk revolutionair en modern ERP-platform. Zonde, want zo wordt de kracht van S/4 niet optimaal benut. Benieuwd naar deze fouten? En belangrijker nog: hoe je ze kunt voorkomen? Je leest het in deze blog.
Valkuil 1: Onbenut analytisch inzicht
Om deze implementatievalkuil te begrijpen, moet je eerst iets weten over IT- en databasearchitecturen. Ik zal uitleggen waarom. SAP had met haar visie op S/4 grote ambities. Naast het robotiseren van niet-waarde-toevoegende administratieve handelingen, middels RPA en Machine Learning, kun je hierbij denken aan meer realtime en zelfs predictief inzicht.
Al deze ambities hebben één ding met elkaar gemeen: ze vragen om een nieuwe gebruikersinterface die stuurt op uitzonderingen en meer analytische functies mogelijk maakt. Om dát mogelijk te maken, was zelfs een hele nieuwe database nodig.
De twee traditionele IT-systemen in SAP
Traditioneel gezien bestaan er twee systemen, namelijk Online Analytical Processing (OLAP) en Online Transactional Processing (OLTP). Het belangrijkste verschil tussen beide systemen is het doel. Een OLAP-systeem is ontworpen om snel grote hoeveelheden gegevens te verwerken, waardoor gebruikers meerdere gegevensdimensies snel kunnen analyseren voor besluitvorming en analyse. Aan de andere kant zijn OLTP-systemen bedoeld om grote hoeveelheden transactiegegevens van meerdere gebruikers te verwerken. Ze werken met relationele databases en kunnen kleine hoeveelheden gegevens in realtime bijwerken. Hoewel beide systemen goed zijn afgestemd op hun specifieke taken, brengt de scheiding ook nadelen met zich mee, zoals het ontbreken van realtime gegevensanalyse en reactieve rapportages. Het is belangrijk om te streven naar analytische sturing op uitzonderingen en automatisering van het operationele proces voor operationele excellentie.
SAP HANA als nieuwe database
SAP stond dus voor de enorme uitdaging om de eigenschappen van beide systemen te verenigen in één. Uit deze ambitie is de HANA-database voortgekomen dat voor optimaal analytisch inzicht zorgt.
Hoe heeft SAP dat voor elkaar gekregen? Magie? Nou, niet echt. De oplossing lag in een combinatie van het gebruik van een in-memory database en een kolom-gebaseerde manier van dataverwerking. Met het laatste kan data efficiënt worden opgehaald, omdat alleen relevante gegevens worden opgehaald in plaats van volledige records rij-voor-rij. Het resultaat is een extreem vereenvoudigde tabelstructuur. Grote hoeveelheden data kunnen namelijk in één tabel worden opgeslagen zonder in te boeten aan snelheid van dataverwerking. Traditionele aggregatietabellen zijn overbodig geworden. De 'universal journal'-tabellen binnen Finance zijn hiervan het beste voorbeeld.
Terug naar de valkuil: bestaande SAP-software moest worden geoptimaliseerd om gebruik te maken van de nieuwe, versimpelde tabellen om zo optimaal te profiteren van de kracht van HANA. SAP is echter zo rijk aan functionaliteit dat niet alles in één keer gedaan kon worden. Grote delen zijn al verbeterd, maar nog steeds wordt bij elke release nieuwe functionaliteit geboden. Uiteraard geoptimaliseerd voor HANA.
Bij Dimensys zijn we continu op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en roadmaps van SAP. Hiermee zijn we ambassadeur van de visie van SAP voor automatisering en meer analytisch inzicht. Bij partijen die dit niet doen en leunen op verouderde kennis en implementatiemethodieken, is de kans groot dat ze in de valkuil stappen van het gebruik van "oude" functionaliteit of verminderd gebruiksgemak. Zonde want hierdoor haalt u niet het maximale uit het moderne IT-platform dat SAP met S/4HANA biedt!
Figuur 1. Een voorbeeld van hoe transactionele data direct beschikbaar is in analytische overzichten.
Valkuil 2: In grote projecten denken
Traditionele implementatiewijzen gaan vaak uit van grote projecten. Het liefst volgens de waterval-methode met vooraf duidelijke kaders en doelstellingen vanuit de IT-afdeling.
De IT-afdeling vindt wijzigingen in het ERP-landschap (zoals innovaties hierop) vaak eng, werkt traag en is in essentie toch vooral bedoelt voor het in stand houden van hetgeen er al is. De alom bekende kreet “Don’t fix what ain’t broke” beschrijft deze traditionele houding misschien nog wel het best.
Dit staat in schril contrast met een steeds meer eisende bedrijfsvoering. Vooral de gevestigde orde heeft last van de remmende voorsprong en legt het af tegen snel innoverende start- of scale-ups. Ook de snelheid waarmee (IT-)innovaties zich opvolgen is een probleem bij deze traditionele denkwijze. Een jarenlang transformatie project is niet langer rendabel. Tegen de tijd dat de organisatie de implementatie afgerond heeft, is het systeem verouderd.
Een low-code platform zorgt voor flexibiliteit
Wat nodig is, is een werkwijze die flexibiliteit verkiest boven projectstabiliteit en risicomijdend gedrag. Ook stelt het technische eisen aan de ERP-oplossing. Vanwege het feit dat SAP niet meer één modulair systeem is, maar zich gedraagt als een technologie platform, wordt technische diepgang en integratiecomplexiteit geëlimineerd. Middels de aanpak, die gebaseerd is op ‘best practices’, wordt standaardisatie en harmonisatie, voor datgene waar “goed” goed genoeg is, gewaarborgd. Juist voor de concurrentie onderscheidende processen, die toebehoren bij de innovatie-laag in het systeemlandschap, wordt snelheid en flexibiliteit geboden middels bijvoorbeeld Mendix als low-code platform.
Het resultaat: een modulair, flexibel en wendbaar landschap en daarin een ‘Composable ERP’. Dit kent één oplossing per hoofdproces en beperkt daarmee het aantal leveranciers. Leveranciers worden strategische partners. Ze begrijpen de situatie, de uitdagingen en ambities.
Valkuil 3: IT-gedreven S/4HANA-implementaties
In het verlengde van valkuil 2, komt het regelmatig voor dat implementaties IT-gedreven zijn. Het bestaande systeem is verouderd en wordt niet langer ondersteund. Er wordt een eenvoudige business case gemaakt of bedrijfsrisico’s worden afgewogen en de opdracht luidt in dergelijke situaties “implementeer een nieuw ERP”.
Het probleem bij een dergelijke opdracht is dat deze onvoldoende silo overstijgend is. De opdracht biedt geen ruimte voor een business architectuur welke waarde creatie als uitgangspunt heeft.
Van IT-gedreven naar business-gedreven
Wat nodig is, is een business-gedreven aanpak met een opdracht als: “efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering”. Alleen dan ontstaat een End-to-End aanpak vanuit een ketengedachte. Vanuit iedere afdeling zijn key-functionarissen nodig met echt begrip van de bedrijfsprocessen en de bijbehorende uitdagingen.
Processen, organisaties en systemen worden bij deze aanpak door één centraal component verbonden: de mens. Deze aanpak is Dimensys niet vreemd, het is niet voor niets dat in onze bedrijfsnaam letterlijk de mens centraal staat.
Figuur 2. Van IT-gedreven naar business-gedreven.
SAP S/4HANA optimaal benutten
Deze valkuilen zijn niet bedoelt als demotivatoren. In tegendeel, wanneer je deze valkuilen juist (h)erkent kun je er passende maatregelen voor treffen.
Desondanks leggen deze valkuilen bloot dat een grootschalige ERP-implementatie niet onderschat mag worden. Een juiste (implementatie)partner (we hebben immers gezien dat partnerschap verder gaat dan implementatie alleen) is cruciaal. Dit voorkomt deze en andere valkuilen en verhoogt daarmee het rendement dat je uit de investering haalt.
Meer weten? Neem gerust contact op met Patrick Beks via +31 (0)73 68 68 750 of per e-mail.
