Jan Wijbren Dijkstra & Hans van Kessel, 25 september 2019

Strategisch bouwbeheer vereist integraal asset management

Succesvol bouwen staat of valt bij tijdig reageren. Ontwikkelingen zoals klimaatverandering, maximaal comfort en circulaire bouw vereisen nieuwe strategieën. Organisaties die hier de plank misslaan, ondervinden hier structurele gevolgen van. Onverwachte kosten zijn altijd vervelend, maar verbleken bij een verliesgevend onderhoudscontract dat decennialang op de omzet drukt.

Hoe onderbouw je kosten als gegevens uit het verleden niet voorhanden zijn? Helaas belanden deze cijfers nog te vaak in individuele bureaula's of -archieven. Tel daar het aantal onderaannemers en partners dat aan een gemiddeld project meewerkt bij op en het zal je niet verbazen dat de kosten van planningsfouten en tijdsverspilling omvangrijk zijn. Dit heeft gevolgen: iemand betaalt hiervoor de rekening. Het resultaat: offertes die niet competitief zijn, of onderhoudscontracten die meer kosten dan opleveren.

Asset Lifecycle Management

Asset Lifecycle Management geeft een moderne organisatie concurrentiekracht. Het principe lijkt eenvoudig. In een ideale wereld verloopt de registratie van alle data op basis van het DBMO-model (Design, Build, Maintain & Operate). Dit onderbouwt de analyses waarop acties gebaseerd worden. Helaas leven we niet in een ideale wereld. Met een integrale benadering van de processen kan deze ideale situatie zo dicht mogelijk benaderd worden.

Drie-componenten fundament

Deze integrale benadering legt een drie-componenten-fundament onder de organisatie.

  • Gegevensuitwisseling;
  • Centraal gegevensbeheer;
  • Uitbreidbaarheid.

Het eerste component betreft gegevensuitwisseling; zowel tussen afdelingen als met partners. Deze uitwisseling is onder meer van belang om overzicht op projecten te houden én BIM toe te passen. Het tweede component is centraal gegevensbeheer. De organisatie gaat werken met een 'single point of truth' waardoor de reactietijd verbetert. Het derde component betreft uitbreidbaarheid, waarmee op ontwikkelingen zoals IoT (Internet of Things), Big Data en BIM ingespeeld kan worden.

Tijdsdruk leidt tot decentraal gegevensbeheer

Processen binnen projecten worden nog steeds te vaak los van elkaar beheerd. Iedereen is een eigen manier van registreren gewend. De één werkt snel met Excel, de ander is zo ervaren dat een bierviltje bij wijze van spreken al volstaat. Onder tijdsdruk is afstemming van methodiek het eerste slachtoffer. De keuze wordt - al dan niet bewust - gemaakt om gegevens decentraal bij te houden en op een later tijdstip te verzamelen.

Het gevolg hiervan is dat hoog-over projectbeheer met onbetrouwbare data werkt. Dit brengt onverwachte (faal)kosten met zich mee. Kosten die voortkomen uit akelige verrassingen zoals budgetoverschrijdingen, vertraagde opleveringen en tijdverspilling door planningsfouten. In geval van langlopende onderhoudscontracten kunnen zulke tegenvallers een organisatie decennialang blijven achtervolgen.

Interne samenhang

Een integrale aanpak dwingt interne samenhang af. Iedereen werkt volgens dezelfde methode en levert data op dezelfde manier aan. Gegevens zijn overal en voor alle betrokkenen toegankelijk. Dit geeft projectbeheerders een betrouwbaar totaaloverzicht. Informatie gaat sneller stromen waardoor verborgen details eerder in beeld komen. Budgetten zijn beter te beheren en vroegtijdig ingrijpen wordt mogelijk.

Strategisch bouwbeheer vereist integraal asset management

De keten integraal benaderd

Ook de keten heeft voordeel bij deze integrale benadering. Slimme keuzes in de designfase leveren navenante besparingen op in de onderhoudsfase. Neem bijvoorbeeld de plaatsing van een HVAC. De verantwoordelijke installateur wil tegen zo laag mogelijke kosten, zo hoog mogelijke opbrengsten realiseren. Redenerend vanuit een traditionele oplevering zijn die kosten eenvoudig te bepalen: welke apparatuur voldoet aan de eisen en kan tegen minimale uren geplaatst worden?

Andere vraagstelling door onderhoudsplicht

Deze vraagstelling verandert als na oplevering onderhoudsplicht volgt. De apparatuur is wellicht snel te plaatsen, maar hoe is het met de kwaliteit gesteld? Is er een alternatief dat nu meer kost, maar straks langer mee gaat? In welke mate zijn de onderdelen uitwisselbaar? Zijn reserveonderdelen over tien jaar nog verkrijgbaar? Is de installatielocatie eenvoudig bereikbaar wanneer vervanging nodig is?

Vergelijkbare vragen zijn binnen ieder project te vinden. Wie een snelweg aanlegt met het oog op 25 jaar onderhoud, kiest voor duurdere, onderhoudsvriendelijke lantarenpalen, geleiderails en wegbedekking. Het voordeel van een integrale benadering van de DBMO levenscyclus kan als volgt samengevat worden: ‘Met lagere en voorspelbare onderhoudskosten op de lange termijn worden hoge initiële aanlegkosten ruim terugverdiend en neemt de klanttevredenheid toe.’

Gebruiksgegevens en integraal databeheer

De theorie lijkt een open deur; de uitdaging schuilt in de vertaling naar de praktijk. Wanneer is een hogere prijs te hoog? Welke apparatuur is onderhoudsvriendelijk? Om op zulke vragen een onderbouwd antwoord te kunnen formuleren, is inzicht in de gebruiksgegevens van verschillende materialen en producten noodzakelijk.

Wie zijn data integraal beheert, weet dat alle gegevens op dezelfde manier geregistreerd zijn. Dit maakt onderlinge vergelijkingen betrouwbaar. Helder gedocumenteerde processen rondom aan te leveren data kunnen ook naar vaste partners gecommuniceerd worden. Dit vereenvoudigt het delen van data en vergroot de totale hoeveelheid beschikbare gegevens.

Implementatie van IoT

Diezelfde processen leggen de basis voor de implementatie van IoT. Met het netwerk verbonden sensoren vormen de kern van deze ontwikkeling. Metingen op afstand uitvoeren en laten melden, is tegen steeds lagere kosten mogelijk. Los van de onderhoudsvoordelen die dit (in de Maintain-fase) biedt, zijn deze gegevens binnen een geïntegreerd systeem eenvoudig in te zetten voor verrijking van analyses. Informatie over vervanging en storingen kan bijvoorbeeld direct in de calculatie van nieuwe offertes meegenomen worden (Operate wordt vertaald naar Design).

Explosieve groei data vereist BI en Big Data

Het eenduidig vastleggen van bedrijfsgegevens, het uitwisselen van data met partners en de toename van meetgegevens uit sensoriek leiden tot een explosieve groei van beschikbare data. Dit vraagt om nieuwe analyse-methodes. Een Business Intelligence (BI) oplossing helpt informatie uit ruwe data te filteren. Big Data gaat nog een stap verder. Het zet analysetechnieken op databronnen in om de mogelijke uitkomst van beslissingen te vergelijken en zo een weloverwogen keuze te maken.

BIM vraagt om gegevensuitwisseling

Ook BIM speelt een rol in deze trend. Binnen het huidige (3D-) BIM concept is het mogelijk om met andere deelnemers aan een project de ‘stip op de horizon’ te bepalen. Uitbreiding naar 4D-BIM voegt logistiek en financiën aan de mix toe. Onderlinge verantwoordingen zijn af te stemmen. Wanneer is het mogelijk om bepaalde activiteiten uit te voeren? Wie moet op wie wachten? Zijn extra kosten voor spoed terug te verdienen met opleverbonussen? Uiteindelijk zal BIM doorgroeien naar een 5D-variant waarin realisatie, operatie en onderhoud meegenomen worden.

Een belangrijk component van projecten is verantwoording. BIM helpt de wederzijdse afhankelijkheid in beeld te brengen. Wie is de eigenaar van bepaalde processen? Wie is eindverantwoordelijk voor het totaal? Integraal beheer maakt het mogelijk om die lijnen helder in beeld te houden. Dit maakt het DBMO-plaatje rond. Uit integraal databeer ontstaat overzicht op Design, Build, Maintain en Operate.

Ruimte creëren om te reageren

Verantwoordingen bepalen is belangrijk, maar hét krachtpunt van een integrale benadering is het feit dat het reactieruimte geeft. Accuraat en snel inzicht in de cijfers stelt een organisatie in staat om op problemen te reageren wanneer ze nog klein genoeg zijn om eenvoudig op te lossen.

Integraliteit draait in de kern om een vooruitziende blik: rekening houden met de zaken die te voorzien zijn, waardoor er ruimte ontstaat om tijdig op verrassingen te reageren. Dit ondersteunt gebruik van het DBMO-model en legt een solide basis onder Asset Lifecycle Management.

Heb je nog vragen over dit onderwerp? Wij gaan graag met je om de tafel. Of lees hier meer informatie: 

Download presentatie: Introductie Asset Lifecycle Management