Met wereldwijd meer dan 345.000 klanten in +180 landen is SAP marktleider in bedrijfssoftware. Toch heerst er onder menig eindgebruiker een negatief beeld van het ERP-softwarepakket. Argumenten zijn dat de software te complex is of dat de handelingen te veel tijd in beslag nemen. Onze ervaring is dat het bieden van de juiste ondersteuning en enkele kleine aanpassingen in de software de gebruikerstevredenheid van SAP sterk verhogen. In deze blog delen we 8 tips om dit te bewerkstelligen.
Twee manieren om de gebruikerstevredenheid van SAP te verhogen
Het spreekt voor zich dat een succesvolle SAP-implementatie wordt gekenmerkt door een hoge gebruikersacceptatie. Het is niet verstandig om de gebruikers simpelweg te verplichten SAP te gebruiken zonder enige uitleg en ondersteuning te bieden. Er zijn twee manieren om de gebruikerstevredenheid te verhogen, namelijk de ondersteuning van de gebruikers en de inrichting van de applicatie zelf (IT).
Heeft u SAP reeds geïmplementeerd? Ga dan eerst na waarom men zo negatief is over de software. Wij zien in de praktijk dat men vaak meer behoefte heeft aan SAP-ondersteuning. Niets is zo vervelend als een programma te moeten gebruiken, waar je niet mee overweg kan.
Tips voor een effectieve(re) SAP-implementatie:
- Toon aan wat de toegevoegde waarde is van SAP voor de gebruikers
Idealiter richt je dit op de individuele belangen – hoe draagt SAP bij aan de dagelijkse werkzaamheden van de gebruiker
- Organiseer goede gebruikersondersteuning.
Ondersteun SAP-gebruikers met voldoende opleiding. Houd bijvoorbeeld regelmatig korte toelichtingen van maximaal een half uur, waarin specifieke vraagstukken worden behandeld en handige tips worden gegeven. Benoem een groep sleutelgebruikers die extra ondersteuning krijgen om collega’s verder op pad te helpen. Stop niet als 70% van de medewerkers over is, maar zorg dat ook zwakkere en incidentele gebruikers mee zijn.
- Geef de nodige aandacht aan wijzigingsvragen.
Inventariseer aanvragen voor aanpassingen van het systeem, onderzoek de toegevoegde waarde hiervan en communiceer het besluit.
- Gebruik SAP zo min mogelijk, maar zo veel als nodig.
Kortom: vraag medewerkers niet om gegevens in te voeren die niet gebruikt zullen worden. Zo worden grote ergernissen onder gebruikers voorkomen.
Heeft u bovenstaande tips reeds opgevolgd en is de tevredenheid onder gebruikers nog steeds onvoldoende? Dan kunt u overwegen aanpassingen aan de applicatie te doen.
Tips voor het verhogen van de gebruiksvriendelijkheid bij/na het inrichten van SAP:
- De essentie: keep it simple!
Tracht SAP te gebruiken zoals het is ontworpen. Standaard SAP aangevuld met Prefab-SAP componenten, gebaseerd op ‘industry best practices’, voldoen aan het merendeel van uw behoeften.
Houd het systeem eenvoudig en overweeg zelfs om het proces te vereenvoudigen, in plaats van het systeem (en dus het gebruik) complexer te maken.
Beperk u zoveel mogelijk tot één software tool. Laat u niet verleiden om andere softwareoplossingen te implementeren, als het ook met SAP kan. Hiervoor is namelijk extra opleiding, ondersteuning en budget nodig.
- De standaard SAP-interface (schermen) vereenvoudigen.
De eerste indruk die gebruikers bij SAP hebben is vaak overweldigend en complex. Met enkele eenvoudige ingrepen kunt u SAP vereenvoudigen:
- Met behulp van configuratie kunt u gegevens verbergen en wordt het systeem eenvoudiger in gebruik.
- Met behulp van rollen kunt u schermen gebruiker specifiek maken, zodat zij enkel de functies zien die zij nodig hebben in hun werk.
- Een andere interface op de standaard SAP-interface plaatsen
Zijn standaard-configuraties ontoereikend om aan uw behoeften te voldoen? Dan kunt u een andere gebruikersinterface bovenop de standaard SAP interface (schermen) plaatsen. Denk hierbij aan Business Client- en internetapplicaties.
De Business Client is een standaard gebruikersinterface die gemakkelijk geïnstalleerd kan worden. Met behulp van de functionaliteit Powerlists kunnen verschillende werklijsten in één scherm worden getoond.
Een internetapplicatie is de nieuwste technologie. Deze applicaties worden op maat gemaakt en zijn zeer gebruiksvriendelijk.
- Het inloggen vereenvoudigen met Single Sign-On.
U weet ongetwijfeld hoe vervelend het is om een veelheid aan verschillende wachtwoorden te moeten onthouden. Met de functionaliteit Single Sign-On is het mogelijk om veilig in SAP in te loggen zonder het wachtwoord iedere keer in te geven.
En tenslotte de belangrijkste tip: Hoe meer uw gebruikers met SAP werken, hoe vertrouwder en handiger ze met het systeem worden.
Bovenstaande tips helpen u om SAP succesvol te implementeren. Maar wat als u uw processen in SAP wilt optimaliseren? Waar begint u? Onderstaand is een voorbeeld uitgewerkt van het optimaliseren van een onderhoudsproces in SAP
Voorbeeld: uw onderhoudsproces in SAP optimaliseren
Om te beginnen bepaalt u het huidige niveau voor de verschillende onderdelen van het onderhoudsproces. Een maturiteitsmatrix is hiervoor een handig hulpmiddel. Vervolgens kent u prioriteiten toe aan de onderdelen. Tip: durf ook onderwerpen als onbelangrijk te definiëren als ze geen toegevoegde waarde hebben voor uw organisatie.
Maturiteitsniveau's van het onderhoudsproces.
De volgende stap is om een actieplan op te stellen. Hierbij wordt per onderwerp het toekomstige (gewenste) niveau bepaald en binnen welk tijdsbestek dit wordt gerealiseerd. Dit laatste doet u op basis van de gestelde prioriteiten. Dit lijkt een onverwacht advies, maar probeer niet direct voor de ideale situatie te gaan, blijf realistisch. Tot slot definieert u de nodige prestatie-indicatoren om de voortgang van de optimalisatie van het onderhoudsproces op te volgen.
Het implementeren van een SAP-systeem is een kostbare activiteit. Zet het dan ook zo efficiënt mogelijk in om de software waarde te laten creëren voor uw bedrijf.
Wilt u meer weten over hoe SAP uw onderhoudsprocessen optimaal kan ondersteunen? Neem contact op met Johan Bryssinck via LinkedIn. Of download de content pack en lees hoe ProRail met 4 projecten haar asset management datagedreven maakt.
