Slechts veertig procent van de projecten wordt op tijd en binnen budget afgerond, zo stelt Gartner. Dat is niet vreemd. Projectmatig werken vraagt om verder kijken dan calculaties, doorlooptijden, marges en faalkosten. Succesvolle projecten steunen op een integrale aanpak van de project lifecycle.

Dat begint met vooruitkijken. Wie weet wat er kan komen, heeft ruimte om bijtijds te reageren. Een project steunt op ervaring. Processen moeten zo opgebouwd worden dat ze herbruikbaar zijn. Cijfers uit het verleden kunnen over de toekomst informeren. Voeg daar duidelijke afspraken over scope, verantwoording en middelen aan toe om de basis voor succes te leggen.

Projecten kennen drie facetten:

• Bewaking: Gaat het volgens de planning en binnen budget?
• Sturing: Waar is ingrijpen noodzakelijk?
• Rapportage: Wat is de stand van zaken?

Beheer en project zijn niet te scheiden

Projecten zijn complex omdat ze een grote hoeveelheid eenvoudige processen – en minstens zoveel betrokkenen – bij elkaar brengen. Dat vereist stringente bewaking van de onderlinge samenhang. Onderbouwde prognoses worden steeds belangrijker. ‘Beheer’ staat op papier los van ‘project’, maar in praktijk zijn deze aandachtsgebieden niet te scheiden.

Informatie is de verbindende succesfactor

Informatie verbindt en is de kritieke succesfactor. Dat vraagt om één centrale plek die alle facetten van het project bijeen brengt. Iedere betrokkene moet inzicht in de huidige stand van het eigen project(-onderdeel) hebben. Vanuit één bron moet informatie te raadplegen en te onderhouden zijn.

Sturen op basis van real-time gegevens

Wie op basis van real-time data stuurt, versoepelt het verloop van een project. Dat voorkomt dat kleine afwijkingen zich tot grote problemen ontwikkelen en schept nieuwe inzichten. Hoeveel vertraging ontstaat als men binnen budget blijft? Zijn kosten voor extra manuren terug te verdienen met een vroeg-opleverbonus? Kan dankzij een snellere afronding dit jaar een extra project gestart worden? Transparantie geeft ruimte om beslissingen onderbouwd te nemen. Projectbeheersing en -bewaking is lastig, maar wel succesvol te realiseren met een integraal ERP-systeem.